行政管理制度.doc

行政管理制度 一、文书管理 1、公司人事行政部是公函办理归口管理部门，负责公司公函办理工作。 2、各部门负责管理范围内各样种类文件的起草,编制工作。 3、公司公函办理做到规范化、标准化、制度化、科学化、信息化。 4、公司常用的公函种类主要有： 1）决定，适用于对重要事项或重要行动作出安排，提出详细管理举措； 2）规定、办法，适用于对某项工作或活动拟订详细做法和要求； 3）通知，适用于发布规章、章程、条例、规则；批转所属单位的公函，转发上级和不相隶属单位的公函；要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项；任免和聘任干部； 4）通告，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况； 5）报告，适用于向上级单位汇报工作，反应情况，提出建议或建议，回复上级单位的询 问； 6）请示，适用于向上级单位恳求批示、批准； 7）函，适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和回复问题，向其余业务主管部门请示批准等。办理例行公事与应急公事等，用“便函”； 8）会议纪要，适用于记录和传达会议情况和一定事项； 9）建议适用于对某些工作提出改良举措和建设性建议；回复对方征求某项工作的意 见； （10）工作联系单，适用于部门之间协调联系工作以及部门向公司领导汇报请示工作。 5、公函均应标明发文编号。 6、公函格式 1）、公函一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机构表记、发文字号、签发人、标题、主送机构、正文、附件、成文时间、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期和份数等部分组成。 ①有保密要求的公函，应根据保密程度，在公函首页右上角分别注明“绝密”、“机密”、“秘 密”，并注明保密期限，密级与保密期限之间用“★”分开，如“机密★一年”；属公司商业密 级公函则注明“商密”，参照国家密级公函等级分为商密AAA、商密AA、商密A，并注明保密 期限，密级与保密期限之间用“▲”分开，如“商密AA▲一年”。密级程度往常标于公函右上 角第1行。 ②公函应当根据紧急程度分别注明“特急”、“紧急”、“平件”和“普通”，标于公函右上角 第1行，如属密件，则标于密级之下。 ③发文机构表记应当使用机构全称或许规范化简称，如“永顺泰（秦皇岛）麦芽有限公司”。 公司信件、传真使用带有公司表记的信笺。 ④发文字号由发文机构代字、年份、序号组成。年份、序号用阿拉伯数字表记；年份应标 全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。如：“秦麦 2005〕1号”、“秦麦行〔2005〕1号”、“秦麦质〔2005〕1号”、“秦麦销〔2005〕1号”、“秦麦生〔2005〕1号”“秦麦财〔2005〕1号”。 ⑤公函标题应正确、简要地归纳公函的主要内容，并正确注明公函种类，标题中一般不用标点符号。转发文件的标题，除转发的文种为“通知”时可省略外，其余公函均可保存一级文种。如“转发××的通知”。 ⑥主送机构指公函的主要受理机构，应当使用全称或许规范化简称。上报的公函。上报公函应 在横线上方左侧注字号，右侧注明签发人；并在文件附注处注明联系人的姓名及电话。公函如有附件，应当在正文之、成文时间之前注明附件次序和名称。注明的名称必须与所附文件的编号、名称相一致。 ⑦成文日期。会议通过的决定、决策等以会议通过日期为准；领导签发的，以领导人签发 的日期为准；结合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；一般信件以发出日期为准。 成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。 ⑧主题词。应在上级单位颁发的主题词表中选择合适的主题词；标明主题词应在规范的主 题词表中进行选择，不允许生造和任意标明；主题词一般不超过五个词组；请示件应按照上级机关的要求标明主题词。 ⑨发文用印。公函除会议纪要外，须加盖章章。单调机构制发的公函在成文日期之上不再 标署发文机构名称，只在成文日期上加盖章章。印章正直、居中下压成文日期，齐年盖月。公 文除以会议纪要文头纸印刷的会议纪要外，一律加盖章章。结合发文时，各单位都应加盖章章， 盖章次序应与文头单位排列相同； ⑩结合行文。公司与其他机构结合行文，主办机构应排列在前；只注明主办机构发文字号。 结合行文单位均需加盖章章。两个单位结合行文，应将成文日期间距拉开，两个印章均压在成 文日期上，不相交或相切。当结合行文需加盖3个以上印章时，为防备出现空白印章，应将各 发文单位名称（可用简称）按加盖章章次序排列在相应位置，印章加盖或套印其上，成文日期 可不盖章。 （2）、公函文字从左到右横写、横排，用纸应按国际标准A4型（210mm×297mm），左侧 装订，公函版头格式统一由发文单位全程加“文件”二字，文件印制应采用公司统一编制的公函模块。 6、行文规则 1）行文关系，公司根据各自的隶属关系和职权范围确定：①公司任职权范围内能够对所属