浅谈金算盘8EERP财务系统数据采集的几种方法一、前言.docVIP

浅谈金算盘8E/ERP财务系统数据采集的几种方法一、前言近年来，我们的审计对象纷纷采用各种财务软件来进行生产管理和财务管理，其中不少单位都采用重庆金算盘软件公司开发的金算盘8E/ERP系统(以下简称金算盘8E)进行财务核算。审计署在《审计署2008至2012年信息化发展规划》中要求："2012年，利用计算机技术实施的审计项目要达到年度计划项目的80%以上，现场审计实施系统(简称AO软件)成为审计人员普遍掌握的审计工具。"而使用AO软件开展审计的前提就是能够把被审计单位的财务数据采集到AO软件中并重建账套。因此，财务数据的采集成为能否成功推广应用AO软件的一个关键。二、问题的提出金算盘8E，它是一套基于Internet和电子商务平台并具有先进管理理念的财务软件，其后台数据库为oracle。金算盘8E系统可以提供两种备份接口，一种备份是oracle格式，其文件后缀名为dmp；另一种备份为Access格式，其文件后缀名为gdb。审计署提供了金算盘8E的采集模板"金算盘8E导出文件模板(2008)"(该模板可以在审计署金审工程网站上下载)可供AO软件采集数据使用。但是，由于金算盘8E备份模板设置的原因，导出的access备份数据存在问题，即备份数据中有一个voucher表(凭证主表)无法全部导出，每一个会计年度只能导出一条凭证记录。因此，该采集模板不能直接应用与金算盘8E的备份数据，需采取其他的措施来实施数据采集。三、解决金算盘8E数据采集的三种方法(一)利用ODBC方式获取Oracle备份数据辅助导入。现在审计人员一般都会在其工作电脑中安装SQL Server 2000个人版软件，利用SQL Server中的ODBC方式连接Oracle数据库，设置好用户名和口令之后，即可采集voucher表。接着使用SQL Server中的DTS数据转换服务功能导出Access格式的voucher表数据。然后处理金算盘8E的Access备份数据。用Access打开gdb格式的数据，其默认密码为：gold。并将其转换为Access2002-2003格式，如果不转换，不能对其数据表进行操作。接着在打开的Access表中删除里面的voucher表，再利用Access的"获取外部数据"功能导入SQL Server导出的voucher表数据。最后利用AO软件提供的金算盘8E导出文件模板(2008)采集Access备份数据即可。(二)调整金算盘8E的备份模板获取Access格式的备份数据导入。如果审计人员不方便使用ODBC方式来获取数据，可以和被审计单位财务人员沟通，通过调整金算盘8E的备份模板来获取Access格式的备份数据，然后利用金算盘8E导出文件模板(2008)采集到AO中。一般来说，只需要调整金算盘8E中的sysbase.gdb文件(该文件一般位于金算盘安装目录中：gasoftxxxWKSsysbase.gdb，其中xxx根据账套名称设置不同而不同)，使其能够完全备份凭证主表。具体调整方式为：在该模板中将凭证编号、会计年度和会计期间三个字段的索引由原来的"无重复"改为"有重复"即可。虽然使用计算盘8E备份数据，然后采用模板"金算盘8E导出文件模板(2008)"来采集数据的方法很简单。但是，由于金算盘8E在用Access格式备份数据时，无法按会计年度分别备份数据。同时，在金算盘8E中含有大量辅助凭证信息，使得金算盘的备份数据相对较大。因此，使用AO软件在采集Access格式的数据时通常需要耗费大量时间，影响工作效率。比如笔者处理一个单位金算盘备份数据(该单位三年平均凭证数约30万张，辅助凭证数在120万张左右)，利用AO软件(机器配置英特尔P8400双核处理器，2GB DDR3 1067内存)采集数据并成功重建账套共花费了约14个小时。要解决此类问题也很简单，可使用Access将gdb备份数据中voucher表和voucherdetail表中不属于采集会计年度的记录数删除，这样可以提高数据采集的效率。(三)手工采集重建账套。使用手工采集这种方式采集数据只需要获取科目代码表、科目余额表和凭证表的数据即可。首先在金算盘8E系统主菜单下选择"文件-数据导出"，再选择"基础设置"下的"科目"导出科目代码表；然后利用金算盘的查询功能，查询出采集会计年度的科目余额表，再利用该软件的"打印-输出到文件"功能导出科目余额表；最后利用金算盘8E系统中"文件-数据导出"功能，导出凭证表。有了这三个表的数据，我们就可以将上述三表数据导入SQL Server中，然后利用AO软件的"财务软件数据库数据"采集功能来采集并重建账套，关于此种采集方式的具体操作和注意事项，可在审计署金审工程网站上查阅到很多相关资料，在此不作赘述。上述三种方法审计人员可以根据具体情况选择合适的方