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项目风险防范的基本步骤 项目风险管理是是一种综合性的管理活动，为了最好地达到项目 的目标，识别、分配、应对项目生命周期内风险的科学与艺术。 项目风险管理由以下几个步骤组成。这些步骤构成的框架能有效 利用风险和项目数据来影响必要的变动，清楚地传达项目风险，并采 取持续的风险管理实践，在整个项目过程中及时检测新风险并尽量减 少问题。 1、完成文件编制 不能充分编制文件的项目团队对自己的项目所知甚少，就会承受 更大的风险。此外，如果缺乏数据，就不能及时发现变化。 细致的项目文件让你具备确认项目计划的基础。本步骤的最终目 的是设立并记录项目计划，使之符合项目目标并切实可行。 项目文件分为三类：定义文件、规划文件和阶段性项目沟通文件。 定义文件通常是最早编制的，它们包括高层项目评审、范围陈述、 项目建议书、项目资助、人员配备和组织信息以及项目方法。 规划文件，比如项目工作细分结构和项目资源计划，也在项目的 最早阶段编制，并在整个项目过程中，随着变动的批准和新信息的出 现而不断得到补充。 阶段性项目沟通文件是在整个项目过程中积累起来的，它们包括 状态报告、会议记录以及项目回顾。 第 1 页 共 5 页 项目文件具备统一、易读的格式才最有用，因此，应该采取适当 的格式并持之以恒。安排专人负责文件的创建、保存和分发，确定如 何及何时可以并应该改动文件。 只有当需要文件的人员随时可接触到文件，文件才有价值。在网 上存储文件(附加适当的访问安全控制)是确保所有团队成员能接触 并依靠相同信息开展工作的有效途径。 2、增进团队协作 完成高难度项目需要团队协作、信任以及成员之间互助的意愿。 在紧张情况下，链条总是在最薄弱环节断裂。 要应对这个问题，在项目人员彼此陌生的情况下尽量减少风险， 办法之一是举行项目启动研讨会。启动研讨会是旨在增进团队协作， 并启动项目进程的活动。良好的启动活动能达成对项目目标和重点的 共同理解，避免浪费时间和重复努力。 项目启动研讨会要及早组织。要在日程、促进者、所需信息、地 点、时间以及参会人员等细节方面做足功夫。在讨论和演示文稿中， 要尽力让人们对项目目标、重点、主要交付成果以及团队成员的角色 与责任形成共识。 研讨会之后，要向所有参会人员提供会议成果和决定的书面总 结。 3、建立管理储备 管理储备是项目风险管理的常用术语，其目的是减少不确定性。 基于期望风险建立的时间与预算储备，可以使日程更为可靠。建立储 第 2 页 共 5 页 备不是放宽估算，而是运用风险测评信息设置适当的缓冲，使得项目 能按承诺交付成果。 建立管理储备依据两个要素：已知风险和未知风险。第一个要素 来自于计划数据。未知风险则是无法预料与描述的风险。对未知风险 做明确规划是不可能的，但来自以前项目的度量指标可以就风险大小 提供指导。 运用项目资源分析和风险数据来确定需要多少储备。预算储备可 用来加快工作，提供额外资源，或采取其他必要行动以确保日程。 既关注预算储备，又不能将其用于跟风险无关的项目变动，这可 能是个挑战。 4、争取明确支持 高风险项目需要得到能够调动的一切帮助，因此，要努力为自己 的项目争取并保持高优先度和看得见的支持。尤其在高风险项目中， 你需要得到以下承诺：迅速解决升级的问题，保护项目团队免受冲突 和非项目承诺的影响，批准所要求的任何管理储备。 争取支持的最初讨论专注于概要，因此编写 清楚、信息丰富的概要至关重要。在准备用于讨论的项目信息时， 要包含高层目标、里程碑项目日程表、项目评估，以及主要任务与风 险概要。如果你的计划显示当前项目规划跟所要求的项目目标不匹配, 你还应该有若干高层建议，描述可行替代方案。 拥有数据是成功的关键，因为在此类谈判中，力量对比不利于你。 第 3 页 共 5 页 虽然资助者和经理们容易对担忧和意见置之不理，要他们忽视硬性事 实就难多了。有证明文件的历史数据支持的任何项目信息都可以成为 以事实为基础的目标谈判的起点。 5、确认项目计划 讨论和协商后，要确认就项目达