公司会议室使用管理办法附使用申请表登记表.pdf

公司会议室使用管理办法附使用申请表登记表 为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明 确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的 使用作如下规定： 第一条定义 本办法所指会议室为公司X楼公共会议室。会议室主要用于 公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客 户接待以及适合在会议室举办的小型公务活动，不做其它用途。 第二条会议室使用规定 1. X楼的公共会议室均由综合部统一管理，统筹协调安排 使用，并 责组织做好卫生、安全以及对室内设备物品的管理。 2. 部门或个人需要使用会议室时，需提前向综合部递交 《会 议室使用申请表》，经准许后方可使用。因故临时性使用会议室， 必须经综合部 责人同意。 3. 会议室的使用须遵循“先申请，后使用”的原则。按申 请的先后顺序安排使用。特殊情况下，根据需要可以调整使用顺 序。 4. 遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的 部门或个人，应首先服从于公司层级的重要会议需求。 5. 部门及个人应在所预约的时间到达会议室并开始使用。 违约者，综合部有权对会议室的使用权另作安排。 6.部门及个人应按预约的时间使用完毕，如需延长使用时, 须及时通知综合部。 7. 任何部门或个人在使用会议室期间，须爱护会议室的设 备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。造成设 施设备损坏的，须照价赔偿。 8. 会议室内的所有设施设备，未经允许，不得带出会议室。 9. 会议室使用期间，使用部门或个人自行 责会议的模式 安排，人员接待，会议记录等会议需求。 10. 会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁, 不得有乱扔垃圾等行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌、 椅、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调。 11. 如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。 第三条会议室申请及使用程序 1. 申请流程 (1) 部门或个人到综合部查询会议室的使用状况，填写 《会 议室使用申请表》，按程序报批，综合部将申请情况在《会议室 使用登记表》进行登记，并将《会议室使用登记表》张贴在会议 室指定位置处。 (2) 部门或个人按时间使用会议室。 2. 使用流程 (1) 部门或个人按会议室使用规定使用会议室。 (2) 部门或个人自行指定人员安排会务工作。 3. 交还流程 (1) 部门或个人使用完毕后，由综合部对会议室进行检查， 发现不按规定使用的，及时要求部门或个人改正。 (2) 如部门或个人拒绝改正，综合部进行通报批评，并对 部门或个人进行处罚。 会议室使用流程图： 附件：1.会议室使用申请表 2.会议室使用登记表 附件1: 会议室使用申请表 申请部门 使用时间 拟用会议室 会议主题 拟用设备 其它需求 参加人数 申请人 申请部门经理 综合事务部意见 附件2: 会议室使用登记表 使用日期 使用时间 使用部门 会议主题 参会人数 联系人签字