信息化项目如何发挥PMO作用？.docxVIP

第 1 页 共 5 页 信息化项目如何发挥 PMO 作用？ 全面信息化设置项目办公室对项目进行支持和管理，对项目实 施起到重要促进和保障作用， 首先在日常管理方面起到重要作用， 在 项目收发文、考勤考核、会议管理、活动管理、办公场所管理方面做 了大量工作。其次，在项目的管理方面，完成了计划的协调、汇总与 沟通，项目方案制定与推进，既定事项跟催，项目文档管理、项目宣 传等工作。第三，在项目服务和协调方面，从项目人员用车、用餐、 住宿、通讯等方面提供有力的保证；从人员、办公场所、物品、工具 等方面起到重要作用。 从这些方面来说， 项目管理办公室比较合格， 也取得良好效果。 随着项目的升级， 信息化二期项目 ERP 和CCS 系统分别涵盖各业务模 块功能增强开发和 7 个试点企业的推广工作， 工作面成倍增加， 这些 都对项目办公室提出了更高要求。 集团总部及其他产业集团、 成员企 业对项目管理办公室也提出项目管理指导和支持方面的多方面需求。 鉴于此， 信息化项目管理办公室不能再局限于对单个项目支持和管理 作用，应面向多个项目，加强对多个项目的管理与控制。需要在以下 方面进行提高。 1、项目程序和工作的标准化，加强单个项目管理和控制。 项目办需要梳理从项目的启动，计划实施，控制，验收整个过程 的流程， 对项目中使用的工具和模板进行统一整理和优化， 总结以往 第 2 页 共 5 页 项目知识和经验确定各项活动的标准和关键控制点， 使项目能够实现 规范化管理。对单个项目加强管理和控制首先从对项目的计划和控制 入手， 重点检查项目是否按项目主计划在执行， 关注项目工作中出现 的问题，及项目需要协调的资源，并对项目关键工作的质量进行把关。 如果说我们在试点阶段的项目管理是摸着石头过河，那么在推广中， 要实现规范化管理和有效控制。 2、资源的配置和内外协调。 合理规划配置项目资源，重点关注关键资源， 避免出现资源冲突。 作为信息化项目最关键的资源是顾问和业务人员， 确定各类人员在项 目过程中的需求量是资源配置的首要工作。其次是项目组织的会议安 排，项目各方领导时间的统筹安排， 其它还有一些会议室、 培训教室、 食堂、 宿舍等等一些硬件的合理安排。 在做好资源配置同时还要注意 内部各组之间的横向接口和协调， 要建立整体观念， 实现各组的协同 管理，建立沟通机制，使项目部人员能够在理念、行动方式、沟通方 面顺利畅通。事实证明，多数的问题出现在接口处，因此项目办要加 强各模块及各组之间接口处的管理。 与外部的协调方面， 项目办要做 好与项目相关各级领导沟通， 做好与企业的各个职能部门的协调， 做 好合作伙伴以及其他的相关企业的沟通，争取对项目的理解和支持， 推动项目工作顺利进展。 3、做好重点服务支持功能。 在项目服务支持和日常的管理方面，项目办要有所为和有所不 为，对于一些重要的职能如收发文，重要资源协调，重点会议活动组 第 3 页 共 5 页 织和宣传外， 其他的服务职能充分要发挥各分项目部及项目小组各个 委员的作用， 让各小组负担起自己的行政和日常管理工作。 另外就是 项目办可以在集中起来办理效率更高的事情上多做一些工作， 其他如 考核、报销、考勤考核等日常管理的职能则能放则放，关键要发挥好 监督和检查作用。 另外就是加强对项目经理的支持， 把项目经理的要 求和原则， 能够执行和贯彻下去， 使项目经理能有更多精力投入到项 目的核心工作中去。 目前， 项目管理办公室的突破点做好项目的整体规划， 建立并实 施项目管理的标准流程， 包括项目管理工具、 可重复的流程和最佳实 践经验。 挑战就是如何建立一套针对信息化实施项目的信息系统， 把 项目管理的标准流程， 工具和模板固定下来， 实现所有的项目都能在 系统内运行。 信息化项目管理办公室就是要利用先天优势， 逐步提高人员整体 素质 ，总结信息化项目经验和成果，发展路径就是项目支持办公室 - 业务单元管理办公室 -产业集团项目管理办公室 -总部集团级项目办 公室。 方法就是根据不同阶段项目管理办公室的需求， 从组织、 流程、 系统、职能、标准、方法、能力等方面不断地提升随着，这其间需要 2-3 年甚至更长的时间，这也是信息化项目管理办公室更大的挑战。 项目管理作为集团企业的重要能力之一， 项目办公室功能和定位 通常是作为企业的战略管理单位。在全球 500 强企业内有 100 多家企 第 4 页 共 5 页 业设置了集团级别项目管理办公室， 事实证明项目管理办公室， 并不 是带来成本的增加，而是在项目的成本有 3-4%的节省，同时在项目 的范围和项目延期方面都有较大的改善， 其中部分企业实现了项目的 组合管理，并与企业的战略紧密的联系在一起，在集中项目资源，确 定项目的优先级， 确定项目