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工程勘测公司文件管理制度 为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。 一、文件管理内容主要包括:业主下发的各种文件、资料,甲方下发的各种文件资料,本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则,全公司各类文件由办公室统一管理。 二、收文的管理 1.收文由办公室负责,对文件进行检查签收 2.应严格遵守应严格遵守拆封权限,所有公司收文均由办公室负责人或行政人员开拆,其它人不得开拆。凡个人信件均交个人处理。 3.收文收到后应立即进行登记,按收文登记簿上要求准确登记。 4.应保持原信封的完好,以备处理时需要。 5.工作文件收到第一时间及时通知收件人,按其意见处理 6.按文件密封等级要求,做好保密工作。 三、公文的签收 1.凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由办公室登记签收。 2.对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的”四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。 3.公文的编号保管 (1)办公室行政人员对上级来文拆封后应及时分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。 (2)本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室人员进行登记编号保管,不得个人保存。 四、公文的阅批与分转 (1)凡正式文件均需分别由副总经理(或工程部经理)根据文件内容和性质阅签后,由办公室人员分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要立即办。 (2)一般函、电、单据等,分别由办公室行政人员直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理。 (3)为加速文件运转,办公室行政人员应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过2天(特殊情况例外)。 五、文件的传阅与催办 (1)传阅文件应严格遵守传阅范围规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其它人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 (2)阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交还办公室,阅批文件一般不得超过2天,阅后应签名以示负责。如有领导”批示”、”拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 (3)文件阅完后,应送交办公室行政人员,切忌横传。 (4)办公室行政人员对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照公司有关规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。