化妆品质量体系文件005 物料采购管理制度.docxVIP

物料采购管理制度 编制部门：供销部 日期：版号/改次：1.0/第。次 日期：实施日期： 编制部门：供销部 日期： 版号/改次：1.0/第。次 日期： 日期： 分发部门：总经办［］份质量部［］份生产部［］份供销部［］份办公室［］份 研发部［］份1目的 为加强对公司采购的管理，规范采购工作，保证生产的供应，控制采购的本钱，特 制定本程序。 范围 本程序适用于采购部人员在进行采购作业时的相关工作。 职责供销部：负责采购质量的管理和控制，供方选择、评定、再评定工作。 总经理：负责批准合格供方清单。 质量部：负责对原材料的检验工作。 仓储部：请购仓储用品物料或其他物料。 生产部:负责原料质量协议的制定，请购生产物料和常用耗材。 4内容. 1采购申请 使用部门依据产品生产计划和和物料库存量等制定填写物料采购申请单，采购 单应注明物料名称、规格型号、数量、需求日期等内容。经审批后交由供销部下单采购。 对于请购重要的物料或由特定供应商供应的物料，物料请购部门应在请购单上 特别注明或单独进行请购。 物料的紧急请购时，请购部门应在物料请购单的说明栏中注明原因，并使用紧 急请购单填写，送供销部。 4.2采购方式的选择2.1有些物料的采购，应要求供方先提供样板，经设计部、采购部等相关部门认可签 板后，方可通知供方生产。 公司所采购的物资总金额大，并有多家生产商生产必须竞标的方式进行采购。 公司的采购方式除选用规定的直接采购、间接采购等方法外，还应根据物料的 特性与需求量，采用以下两种方式进行采购。 ——集中采购：具有共同性的物料，使用集中采购可降低费用时，供销部应根据请 购单需求，定期进行采购。 一一长期采购：凡经常使用且用量比拟大的物料，供销部应联合其他部门对供应商进 行考核，考核通过后与供应商签订长期供货协议。 4.3采购流程4. 3.1收集了解所请购物料的仓库库库存情况。 4. 3.2计算最经济的物料采购数量，并根据各种物料的期限编制物料需求计划，报采 购经理进行审批。 3.3首批原料交生产部相关负责审核，总经理核准。 采购计划 采购部根据确定的采购数量、采购对象、采购方式、采购时间等编制采购计划并报 总经理审批。 采购文件（合同/协议）5.1采购部接到物料采购申请单后，依据合格供应商清单和供应商供货质量情况等, 制定采购计划表，选择物料供应商。 5.2编制采购合同/协议，采购合同应包含： 1）供方与分供方的全名、法人代表，以及双方的通讯联系的 、电报、电传等；2）采购货品的名称、型号和规格，以及采购的数量和价格； 3）交货期、交付方式和交货地点；4）质量要求和验收方法，以及不合格品的处理，当另订有质量协议时，应在采购合 同中写明见“质量协议”； 5）违约的责任等内容。 4. 5.3生产部根据产品技术质量要求编制各类采购产品的采购文件，作为采购的依据, 必要时，应附加在《订货合同》后。 采购产品的验收标准按原料质量标准执行。 采购原那么严格按照采购技术要求进行采购，选择合格供方。所有常规物料或服务的采购 必须向已列入《合格供应商清单》的供应商进行采购。 所有常规物料的采购必须以《采购申请单》或《采购合同》（含服务采购合同） 的形式进行采购作业。 确保采购周期，保证满足申购部门使用要求。 采购订单4. 7.1采供部根据采购计划，选择《合格供应商清单》中指定的供方，进行询价、比价 后，与其签订规范的《订货合同》，并附上采购技术文件，报采供部经理审核，厂长批准 后生效，由采供部负责具体执行。物料采购合同经审批后，向物料供应商下达采购订单。 4. 7.2采购部所拟定的采购合同必须经过财务部、法律顾问与总经理的审批，三方就 合同中的条款提出建议或意见，采购部人员据此修订合同并与供应商协商。 4. 7.3采购人员按照采购的先后顺序将物料订货单编辑成册，并结合采购进度计划制 订每日的跟催计划，防止因出现延期供货而影响生产的进度。 7. 4在供货过程中，采购员应保持与供应商的有效沟通，力求确保物料按质、按量、 如期到货。 4.8货物验收管理4. 8. 1包装完整性检查 1）检查物料的外包装，物料外包装应牢固完好，无破损、无受潮、无污染、无混杂、无 虫蛀鼠咬。 2）检查物料运输工具的卫生情况，运输工具应洁净、无异味，严禁与有毒、有害、易污 染的物品混装、混运。 3）检查物料外包装标识和随附票证，物料标识和随附票证（如收货单、物料检验报告 等）物料名称、规格、数量、生产厂家名称、批号、出厂日期应与订单或合同相符，印 字清晰。 4）来货包装检查合格后，验收人员在外包装上贴待验标签并填写《请验单》。 5）物料质量检查符合标准后，验收人员应在外包装上标注并通知入库。 4. 8. 2物料入库手续1）物料到货后，依据物料验收制度，质量部对