浅谈时间管理.ppt

什么是时间管理? 一、管理不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。 管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不做. 二、管理不是完全的掌控，而是降低变动性。 管理最重要的功能是透过事先的规划，作为一种提醒与指引。 为什么要进行时间管理? 成功和不成功的人一样，一天都只有24小时，但他们如何利用这所拥有的24小时 是完全不同。 有两个人，到非洲去考察。他们突然迷路了，正当他们在想怎么办时，突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来，其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说：“没用啊，你怎么跑也没有狮子跑得快。”同伴说：“嗨，你当然不知道，在这个紧要关头最重要的是我要跑得比你快。” 你是否有时间管理不良的征兆? 要别人提醒你或者有突发事件的时候，才知道要做什么，很少能预计要做什么而先行准备。 没有月份及年度的工作计划。 非要完成一件事后才做另一件事，无法同时进行多项工作 经常花很多时间等待前手完成工作后，再进行工作 心里的声音常常对您说：“今天不做没有关系，反正明天也能做！”你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们 每件事情都想依预定时间进行，但每次都无法准时开始、准时完成，使工作无法进行或要花更多的代价才能完成，陷于恶性循环中。 你是否有时间管理不良的征兆? 每天忙于杂事、琐事，而真正重要的工作没有时间去做。 常常因为沟通不良、情报错误而使工作重新再做。 因顾虑其他的事而无法集中心力来做目前该做的事 由于随手乱放，不得不耗费时间四处寻找，当需要时，无法找到重要的文件 每晚回家的时候累得精疲力竭，却又觉得好象有什么事没有做完？ 下班后总是觉得没有时间锻炼，甚至是随便散步也没空 时间浪费的主要因素----自我的 企图做的太多，同时有太多目标，但没有工作焦点 缺乏计划，计划或者不明确，或者缺乏优先处理顺序 做事经常拖延，犹豫不决 缺乏进度控制 个性无法拒绝别人 无危机管理意识，需要救火的太多 做决定太仓促，经常变来变去，返工太多 常犯错，常犯一样的错 文件，档案管理差 缺乏自我约束能力，比如容易发火，争吵，太喜欢说话。 压力、紧张，疲劳 时间浪费的主要因素----环境的 打断 不速之客拜访，来访客人太多 无效率的会议，临时会议 过多的文件，繁琐的程序，机械工作太多 别人的打断干扰，同事的拖延，领导决定拖延 嘈杂的工作环境 信息不足 沟通有去无回 大家讲关系，不能就事论事 办公室士气低 要找人时找不到 找我帮忙的人太多 时间浪费分析 哪些是外在（别人、环境）造成的？ 哪些是内在（你）造成的？ 哪些外在因素是你可控制的？ 哪些内在因素是你可消灭的？ 时间管理三部曲 分析自己使用时间的方式和状况 关键:订立目标和计划 以行动配合计划 分析自己使用时间的方式和状况 一日之计在于晨 一周之计在于二、三、四 周一调整，周四期待，周六狂欢，周日睡大觉。 一年之计在于春 目的是了解自己每天工作时段的特性, 善用之 一天各个时段工作状态表 订立计划--为什么要订立计划 建立优先顺序，按部就班，有条不紊 避免记忆失控 预测问题，防范事端于未然 计划必须是你自己的 计划必须切合实际 计划必须书面形式列明 计划必须具体而且可以衡量 计划必须具有期限 计划之间必须相互协调 订立计划的原则 人生的瓶子 一位教授给学生做讲座，他把一个瓶子放在桌上。接着他拿来拳头大小的石块，把它们一块块放进去。当石块满到顶部时，他问：满了吗？ 学生们回答：满了！ 这时教授又拿出些碎石，把它倒入瓶子中，又问道：“满了吗？”学生们肯定的回答“满了”，这时教授又拿出一筒沙子，把它倒入瓶子中，沙子填满了石块和碎石的缝隙。 他又问：满了吗？ 学生不语。教授又拿起一筒水，倒入瓶子，直到水浸到瓶口。他问：我做的说明了什么？ 人生的瓶子 它告诉我们，如果你不先把大石块放进去，你就再也没机会把它们放进去了。生活中总有很多琐碎的事情分散你的精力，甚至阻碍你的成功，你能做的就是分清哪些事情是重要的石块，哪些是沙子…… 不论你的时间有多紧，如果你努力，总能做更多的事？ × 鲁迅曾经说过：时间象海绵里的水，只要肯挤，总是有的。 但是，不能乱挤！挤着，挤着，还没来得及让你享受生活，你就先垮了！ 我们把这只瓶子的最大容量，象征着在一段时间内，一个人的最大工作量。然后把石块，碎石，细沙，水分别放在四个象限里面,请排出优先顺序 石块 碎石 水 石块象征着重要、但不紧急的事务 碎石象征着既重要又紧急的事务 细沙象征着紧急、但不重