操作流程培训教材.ppt

客人确认提单内容无误后，需要其在提单确认件上注明“确认”或是“OK”且提单是出正本，电放，SEA WAY BILL,目的港签单字样，传真确认给我司，或是发邮件确认给我司。邮件确认的提单电子版要归档，并打印出来注明“客户确认件”文件归档。MSN和QQ等聊天工具可以用来传送提单确认件，但是以聊天形式确认的提单将不被认可，视为无效确认。 同行传真确认的提单一般不写“确认”或是“OK”字样，只要没有指出需要更改的内容，并写了签单形式（正本/电放/SEAWAY），即视为确认提单。如果有指出需要更改的内容，则将提单更改后给同行重新确认。 针对临近截单日期，仍不能确认提单的客户，要告知超过截单日期确认提单，船公司将收取滞单费，同时请求业务员及单证负责人从中协助。 拿到确认的提单后，MB/L、HBL、装箱单、流转单全部一起核对一遍，核对的就是制作提单时需要填写那14项。无误后将MB/L写上“确认”或是“OK”字样，传真确认给江船公司，并注明提单签发形式：正本/电放/SEAWAY/目的港签单等。如果客人或是同行对于签单有另外的要求的，也要在MB/L确认件上写明。如写明“提单需显示目的港代理信息”，“倒签提单到X月X日”等。MB/L必须在客户或是同行确认当天就确认给订舱代理，以免耽误出单时间。 第三十页，共四十四页。 如果客人是多票报关(流转单上标出)，只出一份提单或是少于报关票数的提单的，传真提单确认件给订舱代理的同时，还要提供并单保函，提单号从最小的那个开始使用。如报两票关出一份提单，就用较小的提单号出单，报四票关出两份提单，就用较小的两个提单号出单；相反情况，如果客人是只报了一票关，却要出两份或以上提单的，向订舱代理单证索取不足的提单号后，传真提单确认件的同时，提供分单保函。 ※需要留意的是，在对单过程中，客人有任何要求，如果有费用产生的，都需要客人确认费用并提供保函给我司，我司拿到保函才能向订舱代理做相关申请。不能在未收到确认保函的情况下，由我司作保申请。特殊情况需告知相关业务和主管协商。 第三十一页，共四十四页。 * * 操作流程培训 第一页，共四十四页。 目录 一.订舱 二.放箱 三.摆箱、装箱 四.配船、报关 五.对费用 六.追索核销单据 第二页，共四十四页。 接到业务流转单 核对订舱基本信息并制作订舱委托书 发送订舱委托给订舱代理 收到订舱代理的放箱通知记录并做好装箱通知书 发送装箱通知给客户或者对应的拖车公司 箱子装箱回场后，落实箱号等，让订舱代理配船，报关。（自报关的请找订舱代理要报关信息提供给客户） 落实江船是否按时开出 核对账单 第三页，共四十四页。 操作SOP 操作岗位要求工作人员做事具有前瞻性，对时间把握较强。以下内容中的“天”是指自然日，“工作日”是指周一到周五，请留意两种说法的区别。 第四页，共四十四页。 一.订舱 查看客户委托和流转单内容。 首先查看客户委托和流转单内容是否完整。 特别是： 1.“装箱要求”是工厂自拖还是委托我司拖，如果委托我司做，是否在流转单上人民币应付那里注明了拖车成本和拖车公司。 2.是厂装还是港装，港装是否注明了装箱要求； 3.“报关要求”是代报关还是自报关； 4.“运费”是到付还是预付。预付是否注明了美金应付成本，是否有佣金，是多少；到付是否提供了约号，到付最好一并提供美金运费，以便船公司查实。 5.客户托书上中英文品名、HS编码、产地、包装等是否都有。 6.客户委托和流转单内容完整后，还需查看客户是否有特殊要求。需要订舱单位和船公司配合的要求有些是要提前告知/申请的，这要在托书上面备注出来。 第五页，共四十四页。 制作托书 由于托书全部通过系统制作， 进入系统，新生成的作业需要完善以下内容： 1.根据业务前端录入系统的收发货人信息，跟面单和客户的托书核对订舱的收发货人、通知人信息。需要出HBL的单子是否录入目的港代理。 2.订舱代理。 3.船公司 4.POL 5.POD。需填入流转单上的中转港信息。 6.目的地 7.唛头 8.货物描述和品名。注：订给集海的托书，需要在货物描述里写出集海的进仓号。集海的订舱号是提前给我司。其他支线就把作业号写在上面，以区分托书。 9.件毛体 第六页，共四十四页。 以上内容完善后，生成“订舱单”， 在委托书备注栏注明特约事项： 1.厂装还是港装，什么时候放箱 （订舱前确认了海船时间的要特别注明） 1.）客户要求到工厂装箱的货物，和在我司物流中心或者保税仓库装箱的货物，注明厂装；在港口装箱的货物，注明港装。 港装货物全部需要注明我司监装，留下我司现场人员姓名、电话。同时注明装箱要求，是对装还是要打托，是否要加固。如果需要打托装箱，这点要在备注上注明，码头会以此办工作单。同时注明打托材料全部由我司自行提供。如需加固，则由我