合同印章和合同档案管理制度.docx

合同印章和合同档案管理制度 一、合同档案管理制度 第一章 总 则 第一条 为加强公司合同档案管理，保证各类合同依法签订、履行、变更或解除，维护公司合法权益，有效防范法律风险，根据《中华人民共和国合同法》等规定，结合公司实际，制定本办法。 第二条 基本原则: （一）维护公司合法权益、严格内部管理程序； （二）预防法律风险、减少合同纠纷； （三）审查监控和经济效益相结合。 第三条 本办法适用于公司各部室、项目组及各非法人分支机构。 本办法所称合同是指以公司或分支机构名义签订的除劳动合同以外的各类合同，包括合同正本、附件、补充协议（含备忘录、会议纪要等文件）及其他与合同有关的承诺函、鉴证、函电等形式的书面文件。 第四条 合同管理是指对合同起草、审批、签订、履行、变更、解除、纠纷处理、立卷归档等各个环节所实施的全过程管理。 第五条 合同分类 公司根据合同标的额（以人民币为货币单位）、法律关系复杂程度、对外影响等因素，将合同划分为一般合同和重大合同。 一般合同是指标的金额在100万元以内(含100万元)、法律关系简单的合同； 重大合同是指标的金额超过100万元（含100万元）、法律关系较为复杂的合同。 法律关系较为复杂的合同包括： 1、合资、合作、并购、重组、股权转让合同； 2、融资、担保、捐赠、涉外等重大经济事项涉及的合同; 3、我方拟订的合同格式文本； 4、招标项目的合同文件； 5、其他较为复杂的合同。 第二章　 管理机构与职责 第六条 公司合同管理采用统一规范、归口审查、分级管理的方式。 第七条 法务部为公司的合同综合管理部门。各分支机构应明确指定一个部门作为本单位的合同综合管理部门。合同综合管理部门的职责： （一）宣传贯彻国家有关法律、法规，制定并组织实施公司合同管理的规章制度； （二）监督、检查、指导各部门及分支机构合同管理情况，对合同管理工作进行考核。对违法、违规、违约行为，有权责令改正； （三）参与公司重大和法律关系复杂的合同的谈判、起草和签约； （四）审查合同及合同格式文本，提出法律意见； （五）对所管理的合同进行统一编号，合同编号由年份、公司英文字母标识、合同序号（四位数字）三部分组成；分支机构的合同编号由年份、单位英文字母标识、分支机构前两字全拼声母、合同序号四部分组成； （六）负责合同专用章及合同档案、台账的建立、管理和使用； （七）负责法律中介机构聘用管理； （八）公司规定的其它职责。 第八条 商务部为公司日常经营业务合同管理部门，负责公司开展的日常经营业务合同的管理。公司日常经营业务合同管理部门职责： （一）根据需要,参与公司日常经营业务合同的谈判、起草和签约； （二）审查公司日常经营业务合同，提出商务审查意见； （三）起草公司日常经营业务合同格式文本； （四）公司规定的其他职责。 第九条 合同主要义务的承办部门是合同执行部门，合同执行部门的职责： （一）负责本部门所承办合同的谈判、起草、签约和履行； （二）监督检查本部门所负责业务范围内的合同履行，发现问题及时解决； （三）合同发生争议，应及时向合同综合管理部门和有关领导报告（公司日常经营业务合同发生争议，应同时报告日常经营业务合同管理部门），及时搜集整理处理争议的有关证据，恰当处理有争议的合同的解除或继续履行等事宜； （四）部门合同管理的其它职责。 第十条 公司各部室、项目组及各分支机构应明确合同管理员，具体负责本部门合同管理工作。合同管理员的职责： （一）负责合同项目的市场调查和签约对象的资信审查； （二）组织并参加合同谈判； （三）起草、修订合同； （四）办理或协调办理承办合同的签订、履行、变更、终止、解除，并及时将合同的履行情况向合同综合管理部门报告； （五）收集整理所承办合同在签订、履行、变更、终止或解除中的有关资料，建立台账并归档。 第三章 订立合同的程序与要求 第十一条 在合同订立之前，合同执行部门应进行市场调查和签约对象的资信调查。 市场调查主要包括：对标的物的市场分布情况、合同签订对象及关联方、生产或服务的价格及其趋势等进行综合性的分析或论证。 签约对象的资信调查主要包括：对签约对象的民事资格、资质、专营许可、经营范围、注册资本及实收资本、银行资信、技术和生产服务能力、经营状况、信誉、产品及服务质量等进行审查，以确定其是否具有独立承担民事责任的能力和拟签合同的履行能力。 第十二条 一般合同由合同执行部门负责组织谈判；重大合同应由公司有关领导统一组织，执行部门、业务相关部门、合同综合管理部门共同组成专门小组进行谈判。 第十三条 根据法律规定或总部及公司规章制度须进行招标的项目，按照总部及公司关于招标工作有关文件的要求进行。 第十四条 合同文本起草原则上由合同执行部门或谈判小组负责，如属对方起草，合同执行部门或谈判小组应进行严格审查和修