办公室岗位说明书.docVIP

PAGE 第 PAGE 6 页，共 NUMPAGES 6 页 办公室岗位说明书 1.部门目标: 适应某某公司业务发展的需要,规范化?制度化管理公司的办公系统,对外树立公司良好的企业形象,不断扩大企业影响力和社会各界对公司业绩及前景的兴趣和信心;对内加强企业文化建设,不断增强员工的凝聚力和公司的向心力 2.范 围: 适用于某某房地产公司及所属子公司 3.定 义: 办公室是公司的综合服务部门 4.部门职责范围 公司办公室是在公司总裁的领导下,主管和具体承办公司行政性事务的管理和服务部门,主要业务职责范围是: 1.制度建设 2.政府公关 3.行政人事管理 4.法律事务 5.文秘档案 6.办公信息化 7.文化建设 8.车辆管理 5.组织架构 某某某某房地产公司 办公室组织架构表 总裁秘书 总裁秘书 办公室主任 内勤管理专员 档案管理 网络管理员 外勤专员 6.岗位说明书 一?办公室主任 1.本部门发展?制度建设和员工考核工作 1)在主管领导下,负责办公室内部管理,并协调好本部门与其它各部门之间的关系 2)负责本部门的员工招聘及入职培训安排 3)负责本部门员工的工作任务安排及工作指导 4)负责贯彻落实公司的各项规章制度,方针政策; 5)制定并执行本部门工作规范?工作流程?绩效考核?激励制度等各项管理制度; 6)制订本部门月度?年度工作计划,进行工作总结; 7)审核本部门员工的加班及假期申请; 8)审核本部门的预算内费用报销; 2.企业文化 1)内部报纸编制工作 3.法律事务工作 2)负责处理公司在各种业务往来中与其他各方发生的经济纠纷,努力维护公司的经济利益和公司声誉不受损失; 3)从法律专业角度清理公司的对外债权; 4)从法律专业角度审查公司的业务合同,保证合同条款的合法性,并且不会对公司整体利益构成潜在威胁(已形成制度了); 5)参与公司重大经营业务的谈判; 6)及时处理公司下属单位发生的突发性法律事务,确保公司在法律诉讼中保持有利地位; 7)结合法律法规的变化现状和房地产行业的最新发展,对公司有关部门和人员定期组织法律培训; 8)协助律师具体处理公司日常业务中产生的各种法律事务问题: a)协助外聘律师从法律专业角度审查公司的业务合同,包括收集相关的法律法规条文,并从签订合同的业务部门处获得业务关联方的资料; b)协助外聘律师办理公司发生的经济纠纷案件,包括为其收集相关的法律?法规条文?案例描述和审判结果,以及从公司相关业务部门收集其他诉讼方的具体资料; c)协助外聘律师清理公司的对外债权; d)协助外聘律师参与公司重大经营业务的谈判; e)协助外聘律师对公司有关部门和人员定期进行法律培训;回答公司其他部门及所属分支机构在法律咨询方面的问题,并为其提供有关书面资料 4.在总裁领导下,负责组织公司各部门进行各项公司制度建设 5.负责公司的企业文化建设 6.负责公司的CI推广及品牌建设 7.负责组织公司人员的招聘?培训?考核及报酬工作 8.总体负责本部门与公司其他部门或公司以外的联络与交流,尤其是维护与公司有业务往来的客户管理层?政府主管部门以及各种媒体的关系 9.公司印签的使用和保管 10.总裁交办的其他任务 二?总裁秘书 1.负责起草公司有关文件?报告及年终总结报告; 2.收发?传阅?保管?清退?处理呈送总裁的各类文件资料; 3.总裁日常工作计划的安排和落实; 4.处理总裁批办?交办的工作; 5.总裁客人的来访接待和各项活动安排和准备工作; 6.随同总裁出差,负责安排交通?住宿?活动和安全等工作,并做好出差期间的工作记录 三?内勤管理专员 1.秘书工作 1)负责整理公司大事记?编写公司情况简报,及时反映?通报公司发展情况; 2)机要文件的收发?传阅?收存?上缴和各种签报?报告的登记?传阅?催办?存档工作; 3)安排公司各类会议?做好会议记录?整理会议纪要,督促?检查重要会议决议的执行情况; 4)收集相关行业信息,定期提交行业报告; 5)公司对外发送文件?函电?协议和章程的审核与工作; 6)公司报刊?资料的订阅管理和往来信函的收发工作; 7)完成办公室主任交付的其他工作任务 2.人事工作 8)负责公司员工考勤 9)负责协助办公室主任和其他部门负责人进行招聘工作和新聘员工的入职引导; 10)负责协助员工的工资计算,四金申报 3.行政工作 11)根据各部门对办公用品的需求,编制采购计划并负责采购; 12)负责公司文件?报告等资料的打印?装订工作; 13)负责公司文件?资料的复印?油印工作; 14)拟定公司固定资产?办公用品?劳保用品等购置计划?预算和帐目登记管理工作; 15)公司固定资产?办公用品?劳保用品的购置?保管?登记入库和发放等工作; 16)固定资产报废工作; 17)公司票务?定餐?名片印制等工