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浅谈信息化促进行政办公效率的提升 　　【摘要】本文先阐述了高校办公室行政办公的基本现状，接着从显著提高信息流通效率、促进行政办公流程清晰化、实现审批流程公开、增强办公方式的灵活性、有利于完善知识管理系统的建立五个方面，分析了信息化提升行政办公效率的表现，接着探讨了发挥网络技术价值的策略。 　　【关键词】信息化;行政办公;办公效率;信息流通 　　随着我国高等教育体系的不断发展，高校行政办公体系所涉及的内容与承担的职责也显著提高。为了保证高校行政办公的整体效率和质量，很多高校开始进行行政办公自动化系统建设，通过使用各类信息化技术来武装自己，提高自身行政办公的整体能力。结合当前各高校的实际情况来看，行政办公体系虽然已经开始使用各类信息化技术，但是最终取得的效果很难得到充分的保障，必须要进行全面的分析与探讨。下面立足于这个层面，谈谈信息化提升行政办公效率的策略。 　　一、高校办公室行政办公的基本现状 　　随着我国各高校自身办学规模的不断扩大，高校的事务性工作也在不断变多，直接影响了办公室行政办公的整体效率和管理水平。结合高校行政办公的实际情况来看，很多高校的行政办公体系存在多个方面的不足与问题。第一，信息传达不及时。当前我国很多高校的办学规模都在不断增加，同时也出现了多校合并等情况。这使得高校出现了跨校区办公等各类情况，无法充分保证各类信息的传达，不利于各类信息文档的快速处理。第二，在各高校办学水平不断提高的基础上，高校办公室需要处理各类公文信息。在这个过程中，人工处理不仅会提高公文信息传输的成本，同时也容易发生各类错误。第三，高校行政办公过程中，可能需要多个部门协同办理的业务内容。而目前高校在这类业务内容上，自身流程存在不清晰的环节，致使业务办理效率不高。第四，高校部分行政文件涉及多个部门领导的审批与签字，而当前办公方式比较僵硬，很难在规定时间内完成事务。 　　二、信息化提升高校办公室行政办公效率的分析 　　在信息化技术全面应用到高校办公室行政办公体系以后，高校行政办公效率得到了显著的提升。这里结合高校行政办公的特点，以及高校oa协同办公系统（又被称之为办公自动化系统）的应用现状，全面阐述信息化技术提高高校行政办公效率的具体体现。 　　（一）显著提高了信息流通效率。在当前我国各高校行政办公体系中，公文流转本身就是非常重要的业务模块。而在信息化技术全面融入以后，实现了公文流转的电子化转变，不仅降低了公文流转的时间周期，同时也解决了公文流转跟进消息不及时、意见实时审批查阅困难等各个问题。而各高校在使用信息化技术进行公文流转业务时，应该按照公文重要性、紧急性等特征进行分类，同时还要设置公文流转时间提醒等功能，保证公文可以在规定时间内得到流转。当公文流转需要多个部门共同审批的时候，也需要注意保留相关痕迹，使得公文修正内容和审批意见等信息都得以保留。 　　（二）促進了行政办公流程清晰化。在使用信息化技术以后，高校行政办公体系也能够结合学校各个部门的实际情况构建标准化的工作流程审批体系，形成了行政办公流程的清晰化设计。对于办公人员来说，不必再像以前那样拿着单据文件前往不同部门进行审批，只需要使用电子流程表单在网络系统中进行流转。不仅如此，电子表单的流转模式避免了纸质表单填写错误需要重新拿表单等情况。但高校办公室在使用这种信息化办公模块的时候，也应该注意自身跟其他部门之间的信息流通，保证电子流程表单能够在各个部门之间顺畅流通与审批。 　　（三）实现了审批流程公开。在引入信息化行政办公系统以后，高校办公室可以考虑依托于行政办公业务流程设置中的各个节点来布设专门处理人员、审批权限等内容，逐步实现各个教职工工作职责的细化。特别是高校办公室通过网络行政办公系统所制定的权限设置模块，能够对于那些流转速度较慢的事务进行强化监督，实现了审批流程的优化调整。通过这套信息化审批流程公开模式，领导都可以及时监控各个部门的工作状态，有利于多部门合作协同审批办公格局的形成，解决当前所遇到的低效办公问题。 　　（四）增强了办公方式的灵活性。在信息化技术全面应用以后，高校信息化办公已经不仅仅限于pc端的信息处理与审批工作，很多高校行政办公业务开始向移动端转移，使得办公人员能够通过智能手机等渠道来实现移动办公和异地办公，同时也能够实现行政办公信息文件的远程分项与调取。特别在发生一些突发应急事件的时候，即便相关领导者处于外出状态，依然能够通过手机终端进入系统中，进行相关事务的审批与处理。 　　（五）有利于完善知识管理系统的建立。在当前我国高校教育管理过程中，会形成很多知识资料，其主要包括了数据、档案等各类显性知识文件和工作经验、教研思维等各类隐性知识内容，对于高校来说，都有着非常显著