无纸化会议系统建设方案.pdfVIP

无纸化会议系统解决方案 一、产品背景 企业现场会议问题 通过调研和客户访谈，企业会议存在如下需求和开展过程中的痛处： 1) 开会的准备周期长、效率低，要经过打印、装订、分发、签到、收集投 影资料等过程，效率有待提高。 2) 会议成本高，打印或复印大量会议资料，耗费大量的纸张，还存在装订 出差错的可能; 3) 含有经营数据、战略规划案、市场营销案等高度保密的会议资料的打印 和分发，会导致泄密。 4) 现场会议或大型会议坐后排参会者在看会议资料时，看不清的阻碍； 5) 移动办公的需求，想要轻便、简单而又高效； 6) 会前阅读会议材料，需要标记或者笔记资料内容和自己观点，但缺少一 种工具在会前和会中都可方便使用。 使用自动化会议系统的好处 针对企业会议的问题和痛处，通过使用自动化会议系统，我们可以解决如下 问题: 1) 提高办公效率.将会议过程中的各环节无纸化、无线化，将多种信息化技 术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，将频繁召开的会议全部搬上电 子平台，这样管理者可以在更短时间内完成多于以往的任务。 2) 降低办公成本，包括打印、复印、装订、会议配套设备（投影仪、移动 白板、白板笔等)所产生的费用； 3) 解决会议投影内容看不清，姿势累的问题； 4) 满足移动办公需求，带平板、笔记本、手机即可参会，轻便、简单、高 效； 5) 不需要每个会议室都配备投影仪，系统通过同屏可以起到同屏浏览的效 果，没有投影仪也可聚焦重点； 使用前后的对比 使用自动化会议系统场景一： 使用前：开一些领导决策的相关会议，综合部或者会议服务者要为各个与会 领导打印相关资料，以便会上查看材料和发言。这一项准备工作，非常耗费时间， 也难免出错，同时耗费大量耗材成本.尤其是当有大量文档的时候，此问题更严 重。作为参会者，可能自己带笔记本电脑入会，也可能直接使用打印的资料。 使用后：会议资料无需再打印,只需把会议资料上传到服务端就已经准备完 毕.每一位参会者都会有一台安装“无纸化无线会议客户端”的平板,相当于一个 “个人会议终端”，可通过无线网络访问到已经准备好的会议资料。无需麻烦的 用笔记本或使用打印的资料。 使用自动化会议系统场景二： 使用前：会议参会者众多，后排总有人看不清投影内容。 使用后：通过“个人会议终端”，可方便浏览已上传的会议材料，选择同屏， 可跟随主讲人当前屏幕内容。 使用自动化会议系统场景三： 使用前：领导需要发言，翻打印的资料指住某一页并且进行发言，所有参会 者跟随一起翻打印的资料.或者在电脑上打开该资料,然后连接投影设备，进行发 言,当有多人需要发言时，需要切换设备等过程操作。 使用后:主讲人可在参会者之间切换，切换后可把已经准备好的会议资料打 开，所有参会者都可同屏查看。方便很多、效率提高很多。 应用价值 该会议系统是一套会议的辅助工具，通过多种终端设备的屏幕同屏 ,及会议 相关的辅助功能,解决企业无纸化会议的需求,解决参会者就近共同查看会议资 料的难题，及会议过程中的障碍,达到降低企业会议成本、加强企业的会议管理、 提高会议沟通效率和效果的目的。 2 / 14 二、系统概述 系统组成 本系统主要由“会议服务端”和“个人会议终端”组成 “会议服务端”主要包含会议控制服务、会议资料解析转换服务、会议资料 存储服务等. “个人会议终端”是运行在笔记本或移动终端上的应用软件,包括PC浏览器 上WEB版本、基于移动设备的安卓客户端应用、IOS客户端应用，“个人会议终 端由个人使用，通过WIFI、3G、4G网络登入会议系统 本产品与其它同类产品的竞争优势 产品支持多种终端同时参会 本产品支持用苹果的iPad、安卓平板、安卓大屏手机、笔记本电脑、PC机等 设备共同参会。采用PC和笔记本参会，将为企业最大化利用现有投资. 产品支持多议题会议模式 本产品根据客户需求的反馈，为满足集团型企业、政企单位等现场会议需求， 开发了同一会议多子议题的功能，满足不同议题主讲人员