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广东肇庆丰和电器 文件编号 VQP04002 版本号 A 批准日期： 2010-11-06 记录控制程序 修订号 1 页 次 第1页共4页 1、目的 规范记录的管理，客观、真实、准确地反映质量、环境、职业健康安全活动和质量、 环境、职业健康安全管理体系的有效运行，为活动的可追溯性以及采取改进、纠正和 预防措施提供依据。 2、适用范围适用于与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的所有记录。 3、职责 工作或职责 负责部门 负责公司体系记录的实施和管理 信息中心 负责全公司质量体系运行过程记录的监督、管理工作 质量部 负责全公司环境、职业健康安全整合体系运行过程记 录的监督、管理工作 人力资源部 负责对本部门记录收集、整理、汇总、归档等工作， 并按规定向有关部门、个人提供客观证据 各相关部门 4、程序细那么 记录的分类及归口管理记录分为产品记录和体系运行记录，由信息中心编制《BDH024质量记录清 明确记录的使用和管理部门以及保存年限，并发放到相关部门，对列 入该清单中的记录实施归口管理。 记录的编号按照VQ0005001《文件及实物编号指导书》进行编排。 记录的内容及填写要求记录的内容应包括活动的时间、地点、参与者、记录人，应详细填写活动各个 细节、控制方法、活动结果等。填写应准确、全面。记录要求用钢笔或圆珠笔 书写，记录要清晰、完整、及时、准确、整洁并规范化。 收集与标识431记录表格由使用部门设计，由使用部门主管批准，并交信息中心编号备案， 纳入记录清单中。 记录由记录人员注明日期、部门，并签字或盖章，并在注明记录流水编号,批准日期：2010-11-06 批准日期： 2010-11-06 批准日期：2010-11-06广东肇庆丰和电器记录控制程序文件编号VQP04002版本号 批准日期： 2010-11-06 广东肇庆丰和电器 记录控制程序 文件编号 VQP04002 版本号 A 修订号 1 页 次 第2页共4页 对有传递要求的记录，记录者要按规定及时传递和流转。 归档保管各部门必须指定人员负责对本部门分管的记录进行分类、编目、定期装订成 册，以便查阅、归档、贮存和保管。在保存期内应按记录形成的时间顺序进 行整理、归档保管，以确保记录完整、整洁和整齐。每年的三月份各部门负 责将三年前（含三年）的并在保存期内的记录移交信息中心，由信息中心文 件管理员对所有保存记录进行分档、贮存和保管。 信息中心将分管的记录进行分类、编目、定期装订成册，以便查阅、归档、 贮存和保管。在保存期内应按记录形成的时间顺序进行整理、归档保管，以 确保记录完整、整洁和整齐。 记录存放环境应防霉、防蛀、防潮、防丧失和防损坏，并且存放方式要便于 查阅和存取。 采取其它媒体形式的记录，如存储在电子媒体上的记录应注意防潮、防压、 防磁并留有备份，另外还必须保存原始记录，以免储存内容丧失。 必要时对重要记录采用双备份方式归档。 记录相关文件中有规定保存年限，那么记录按此规定予以保存。其它没有规定 保存年限的记录按以下规定予以保存： A）产品/过程认可文件、工装记录、采购和销售合同/订单及修改单、 模具检验报告须在该产品停产后再保存一个日历年；B）控制图、检验记录、试验报告、控制卡、PPM报告、产品审核报 告等业绩记录保存二年； C）内部体系/过程/管理评审报告保存三年；D）所有涉及到产品安全性的记录至少保存15年。 E）其它记录保存1年。 外来记录控制相关方投诉、建议，以及相关方环境、职业健康安全不符合记录，由对应部 门向人力资源部移交，由人力资源部予以管理。 广东肇庆丰和电器文件编号VQP04002版本号 广东肇庆丰和电器 文件编号 VQP04002 版本号 A 批准日期： 2010-11-06 记录控制程序 修订号 1 页 次 第3页共4页 顾客的质量投诉，由市场部移交质量部或由质量部收集，由质量部进行管理。 其它相关方的记录由对应部门保存。 报废处理 超过保存期限的记录或各部门认为已失效的记录，由保存部门管理人员填写 《BDH025质量记录报废申请单》，报归口管理部门审核备案，管理者代表 批准自行报废处理。 报废处理的方式有碾碎、燃烧等。 记录的借阅记录保管部门应禁止非相关人员调阅/借阅记录。 当外部人员须调阅/借阅记录时，应经总经理或其授权人同意后方可借阅记 录。 5、相关文件VQ0005001《文件及实物编号指导书》 6、相关记录BDH024质量记录清单 BDH025质量记录报废申请单 黄燕青 肖雄图、薛金刚、黎志航、李赛力、刘培华 王继金 批准日期： 2010-11-06广东肇庆丰和电器记录控制程序文件编号VQP04002 批准日期： 2010-11-06 广东肇庆丰和电器 记录控制程序 文件编号 VQP04002 版本号 A 修订