2015湖南事业单位公共基础知识—公文写作格式.docVIP

. 公文写作的格式  第一节 文头写作要领 文头，包括公文份数、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。下行文头占首页1/3篇幅，上行文头占首页2/5篇幅，下设正红间隔横线与主文局部隔开。如果是党务公文，间隔横线正中印有红五角星。一、 份号份号，指公文总印发数中某份公文的序号。组成：规定6位数。如“份号000015〞，表示此份文件是该文总印数中的第15份。 位置：在文头左上端，顶格书写。 作用：便于印数较多的普发性下行文有控制地分发；便于机密文件的分发和回收。二、 秘密等级组成：我国?保密法?分为绝密、机密和秘密三级。标志为正红色“★〞 。“★〞前标密级，后标期限。如“机密★5年〞。 位置：在份号下边。三、 紧急程度组成：分为“急件〞和“特急〞。作用：使受文机关明确公文处理的时间要求。位置：在秘密等级下边。四、 发文机关标识发文机关标识是发文机关公文的固定称呼。组成：由“发文机关称谓+文件〞组成。如“中共中央文件〞、“国务院文件〞、“ ××乡人民政府文件〞等。位置在文头的中心，用红色大号宋体字印刷。发文机关称谓，一般用全称，如果是特指，又不易混淆的，可用简称。如“中国共产党××市委员会〞可以简称“中共××市委〞。如果联合行文，可以用主办机关名称，也可以各机关联署，主办机关排列在前。五、 发文字号简称文号，指某件公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。组成：包括“机关代字+年份+序号〞三局部。机关代字由一定范围内的领导机关对自己的直属机关、单位的代字统一编定。字数一般不超过3个。年份用阿拉伯字完整书写，不要把“1998〞简化为“98〞，并用方括号“ [ ] 〞括住。如“中办发[1998]5号〞，表示中共中央办公厅在1998年度内发的第5号文。联合行文，只标明主办机关的发文字号。作用：1.收发文件一般都要登记发文字号；2.便于公文处理和查找。公文的标题可以相同，但是发文字号是不相同的。引用发文字号比引用标题要准确、简便得多。位置：在文件名称正下方，字体字号与正文相同。 六、 签发人签发人指批准发出公文的机关领导人。?方法?规定：“公文由本机关领导人签发。重要的涉及面广的，由正职或主持日常工作的副职领导人签发，经授权有的公文可由秘书长或办公厅〔室〕主任签发。〞位置：在发文字号右侧空两格的地方。 第二节 文尾写作要领文尾由主题词、抄送、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置等要素。一、 主题词主题词指经过标准处理的用来标引中心内容的词语。作用：方便检索和存储以及办公自动化。位置：抄送机关上方。要求：按照?国务院公文主题词表?〔1994年4月修订〕，选择最能反映公文中心内容的词语。最少不少于2个，一般不超过5个。顺序：先标类别词，如“农业〞、“工业〞、“能源〞、“邮电〞等。再标类属词，分两局部，一是反映文件内容的词，如“水土保持〞，二是反映文件形式的词即文种，如“通知〞。例如：?国务院关于做好1998年普通高等学校毕业生就业工作的通知?〔国发[1998]16号〕的主题词是“教育 学生 就业 通知〞，三、 抄送抄送机关指需要了解公文内容但不负责处理和执行的机关。?方法?第14条规定：“向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。〞如撤换下级主要领导、增设机构等事情的行文应抄送。?方法?第20条规定：“受双重领导的机关向上级机关请示应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。〞四、 印发机关和印发时间前者一般是机关的中枢办公部门。位置：抄送机关下方。后者指该公文送印或发出时间。位置：在印发部门右边。五、 印数印数指公文印制总数。位置：印发时间正下方，向右不顶格。 第三节 正文写作要领正文〔主体〕由公文标题、公文正文、附件、成文时间、公文公文生效标识〔单一发文印章和联合行文印章〕、附注等要素。一、 标题公文标题，是公文内容和作用的高度概括。字体略大于正文。位置：间隔横线下方适中位置。 组成：包括“发文机关+事由+文种〞三要素。形式有：1． 标准式：三局部，即“发文机关＋事由＋文种〞――用于重要、庄重的公务。2． 灵活式：〔1〕 两局部：一是“发文机关＋文种〞。以上标题下面可加题注〔用以注明法规性公文、经会议讨论通过的公文或重大的、周知的公文产生的法定程序