会议管理制度细则.doc

会议管理办法 第一章 总则 1.1为规范公司的会议管理，提高会议质量和会议效率，根据现阶段深圳市CX科技有限公司（下称“本公司”）的管理实际情况，特制定本办法。 1.2本办法适用于本公司的所有会议管理。 第二章 会议分类及会议组织者职责 2.1公司会议包括： A公司级会议：包括公司年度、半年度工作会议、总裁办公会议等。 B专题会议：包括公司技术会议（如产品月度例会）、业务会议（如季度、月度经营会议）等。 C跨部门会议：指公司内部两个或两个以上部门共同召开的会议。 D部门会议：各部门内部召开的会议（如部门例会等）。 2.2会议组织者指发起、组织会议召开并对会议过程进行全面协调、实施的部门或个人。 2.3会议组织者的职责：选择会议地点，确定会议目标，安排会议日程，制定会议预算，协调、实施会议事务。 第三章 会议召开原则 会议的召开将导致会议成本的产生，包括直接成本、时间成本、机会成本和无效会议导致的损失，因此为提高会议效率、节约公司资源，公司各项会议应贯彻精简、高效、节约的原则，在充分发挥例会作用的基础上，严格控制各类临时性会议，严格控制会议规模，尽量开小会和短会。 第四章 会议管理 4.1会议召开审批流程： 4.1.1公司级会议由会议组织者向主管SVP提起申请，主管SVP审批同意后提交公司总裁审批，公司总裁审批同意后方可组织召开会议。 4.1.2专题会议及跨部门会议由会议组织者向主管SVP提起申请，主管SVP审批同意后方可组织召开会议。 4.1.3部门会议经部门总监审批同意后方可组织召开会议。 4.1.4所有会议如需使用公司电话会议系统须由会议组织者报行政商务部批准、备案。 4.2会议准备： 4.2.1公司级会议、专题会议、跨部门会议召开前，会议组织者必须以书面的形式向参会人员发放会议通知。会议通知必须说明会议召开的时间、地点、会议内容、参会人员及需配合的准备工作等内容。会议通知可参考附件一《会议通知模板》。 4.2.2除公司总裁办公会议之外，其他非例行会议原则上须在会议召开的前1个工作日发出会议通知。 4.2.3会议召开前，会议组织者须提前布置好会场，包括按与会人数摆放好桌椅、进行设备调试、准备会议相关的文件或资料等。 4.2.4参会人员不得无故迟到、早退、旷会。参会人员因特殊原因不能按时参加会议或无法出席会议，须在会前向会议组织者提出申请。 4.3会议召开： 4.3.1参会人员必须按时参会，不允许迟到或提前退出会议，参会人员必须把通讯工具设置为无声或振动，会议进行期间不得在会场内拨打或接听电话。 4.3.2会议开始时，会议组织者/会议主持人应对本次会议的目的进行说明，对会议议程和时间安排进行说明，介绍参会人员，宣布记录人员。 4.3.3会议召开过程中，会议组织者/会议主持人必须注意控制会议时间、维持会议秩序、提炼会议主线，将注意力聚焦在本次会议议程和议题上，以达到会议的简洁、高效。会议组织者/会议主持人应给予参会人员均等的发言机会，创造使所有参会人员能自由发言的气氛。会议发言者的发言应言简意赅，紧扣议题，同时遵循会议主持人对议程控制的要求。对会议争论事项，参会人员应本着对事不对人的原则，开放心态，倾听不同意见，进行换位思考，树立全局意识。 4.3.4会议组织者/会议主持人在会议结束时应对本次会议进行归纳总结，明确会议决议事项，防止议而不决。 4.4 会议记录 4.4.1会议组织者负责或指定专人进行会议记录。会议记录应如实、准确地记录会议的组织情况和会议内容。原则上须在会议召开后的1个工作日内发出会议纪要。会议纪要可参考附件二《会议纪要模板》。 4.4.2公司级会议、专题会议、跨部门会议的会议文件如会议资料、会议纪要等，会议组织者须按周提交行政商务部相关接口人存档；对重要会议文件必须做好必要的保密措施。 4.5 会议结束 4.5.1会议结束后会议组织者应负责整理会场。 4.5.2对会议达成的决议事项，相关责任人应于会后作出明确部署，确定时间计划、具体操作方案等。责任人对会议决议须进行有效的跟进、督办、反馈等，确保工作能按时、按质、按量完成。 第五章 其他 5.1本办法自发布之日起执行。 5.2本办法由公司行政商务部负责解释和修订。 附件： 附件一：《会议通知模板》 附件二：《会议纪要模板》