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【知识链接二】会计档案管理 浙江经贸职业技术学院 赵 筠 一、会计档案的内容 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算专业材料，它是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括： （一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。 （二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿以及其他会计账簿。 （三）财务会计报告，包括月度、季度、年度财务会计报告和其他财务会计报告。 （四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 二、会计档案的归档 各单位每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位会计机构保管1年。期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管； 未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。 移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 三、会计档案的保管 会计档案的重要程度不同，其保管的期限也有所不同。 各种会计档案的保管期限，根据其特点，可分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 《会计档案管理办法》规定了我国企业和其他组织、预算单位等会计档案的保管期限，如表2-1、表2-2所示。 四、会计档案的查阅和复制 各单位保存的会计档案不得借出。 如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。 查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。 五、会计档案的销毁 （一）编造会计档案销毁清册 由单位档案管理部门会同会计机构根据保管期已满的会计档案和单位对这些档案的利用要求，提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明所要销毁会计档案的名称、卷号、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁日期等内容。 单位档案管理部门和会计机构将编制好的会计档案销毁清册和销毁意见报本单位负责人，单位负责人对所要销毁的会计档案进行复核后在会计档案销毁清册上签署销毁意见。 （二）专人负责监销 会计档案销毁前，需要有指定的监销人按照会计档案销毁清册所列的内容对所要销毁的会计档案进行清点核对。 1.对于一般企业、事业单位和组织，应当由单位档案机构和会计机构共同派员监销； 2.对于国家机关则应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销； 3.对于财政部门，则由同级审计部门派员监销。 会计档案销毁后，监销人员应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并及时将监销情况向本单位负责人报告。 （三）不得销毁的会计档案 1.对于未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项（如超过会计档案保管期限但尚未报废的固定资产购买凭证等）的原始凭证，不得销毁。应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到末了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁和会计档案保管清册中列明。 2.正在建设期间的建设单位会计档案，无论其是否保管期满，都不得销毁，必须妥善保管，等到项目办理竣工决算后按规定的交接手续移交给项目的接受单位进行妥善保管。 * *