42记录控制程序.docxVIP

山东凤祥—爱迪西股份有限公司 文件编号：FX/QM 4.2 标题： 目的 程 序 文 件 记录控制程序 修改状态：00 生效日期：2004.5.15 页 码： 第 1 页 共 2 页 对质量管理体系记录进行控制，以提供质量管理体系有效运行的证据及产品质量追溯的依据。 范围 本程序适用于与质量管理体系有关的所有记录。 引用文件和术语 引用文件 FX/QM 4.1 文件控制程序 术语 记录 :阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 职责权限 综合管理部负责对质量管理体系记录的编码标识和编目统一进行管理。 各部门负责本部门记录的收集、汇总和保存。 工作程序 记录的编码标识 质量记录名称 年(2 位阿拉伯数字) X X X X X X X X 月(2 位阿拉伯数字) 部门、程序、管理对象等（分类代号） 日（2 位阿拉伯数字） 质量记录编号（3 位阿拉伯数字表示） 发生次数(2 位阿 拉伯数字) XX XXX 修订次数（2 位阿拉伯数字表示） 修订次数：XX 编号：XX XX XX XX 填报部门 填报人 日期 分类代号的划分 质量记录的编号用三位阿拉伯数字表示，划分为程序、设备、计量、化验、冷藏厂等，见下表。 类 别 划 分 分类代号表示方法 程序文件 程序 程序 001……………………… 设备管理 设备 设备 001……………………… 计量管理 计量 计量 001……………………… 理化检验 化验 化验 001……………………… 冷藏厂 冷藏 冷藏 001……………………… 综合管理部编制公司的质量记录清单，各部门编制本部门的质量记录清单，并在公司人科部备案。 质量记录的填写、收集和贮存 修改/日期 审核/日期 批准/日期 山东凤祥—爱迪西股份有限公司 文件编号：FX/QM 4.2 标题： 程 序 文 件 修改状态：00 生效日期：2004.5.15 记录控制程序 页 码：第 2 页 共 2 页 质量记录可以是书面的，也可以贮存在任何媒体上。 各种质量记录必须清晰、正确、完整，便于查阅、追溯。 以手工填写的质量记录栏目必须用钢笔或圆珠笔填写。 质量记录栏目填写的内容需要更改时,应由原记录人进行更改，在原栏目内容中间画一直线，在原内容上方填写正确的内容。 记录栏目中时间的填写要写清年代(用四位数)、月份、日期， 质量记录编号栏目的填写要按发生的时间和发生次数填写排列 8 位数(如 2001 年 6 月 6 日,编号应填写，若同一部门内有不同人员(工序或班组)在同一时间使用同一种记录表时，则在编号前用英文字母(A、B… )加以区分。 .7 5.4.7 公司各部门对已形成的质量记录,每月进行收集、整理、分类和汇总归档，并存放在适宜的环境中，以防止损坏、变质和丢失。 记录的修改 已在综合管理部备案的记录表格，属于受控文件，任何部门或人不得随意增设或修改栏目,以确保其有效性。需增减或修订时，有关部门需向综合管理部提出更改建议, 经综合管理部负责人或其指定人员批准后方可进行。新的记录表格的启用时必须收回或废止原有的空白记录。 记录的查阅、借用 非工作需要，记录保管部门必须拒绝非相关人员查阅记录。 公司有关人员因工作需要借用记录时必须进行登记。 外界人员需查阅记录时，必须事前征得管理者代表同意。 记录的保存期限 记录保存期限分为永久性保存、长期保存(3 年)和短期保存(1 年、半年、3 个月)。各种记录具体保存期见《质量记录清单》。 记录的销毁处理 各部门保管的记录，超过保存期限时，经本部门负责人同意、综合管理部批准后可自行销毁。 记录 质量记录清单 质量记录 质量记录清单 修改/日期 审核/日期 批准/日期