呼叫中心电话服务礼仪简介课件.pptxVIP

在人际沟通中各种因素所起的作用面对面沟通 55%身体语言38%声音7 % 用词电话沟通 声音 82% 用语 18%呼叫中心电话服务礼仪简介第一章 电话服务人员的素质简介第二章?电话礼仪简介第三章特殊电话的处理第四章 小贴士第一章 电话服务人员的素质简介第一条 心态 服务人员保持积极的心态，会使声音听起来很积极而且有活力。 第二条 热情 时刻保持高度热情可以感染客户。 第三条 自信 如何保持自信：语气上、措辞上尽量肯定，多使用“是”、“好的”等词语，避免使用“可能”、“大概”等词语。第四条 节奏 节奏一方面指自己讲话的语速，另外一方面也是指对客户所讲问题的反应速度。语速(Pace) 太快和太慢的语速，会给客户各种负面的感觉。太快会让客户怀疑你是否急着想要结束通话；太慢会使对方感到不耐烦； 注意：语速的“匹配”，即对快语速的客户或慢语速的客户都要试图接近他们的语速。第五条 合适的语调 语调不要太高，过于平淡的声音会使人注意力分散，产生厌倦，在重要的语句上，服务人员要用重音。 尽可让我们的坐姿舒适，呼吸平稳，头不要抬得太高或压得太低.第六条 音量 保持适当的音量，使我们和客户都不会感到太疲劳，有助拉近客户之间的距离。 声音太大或太强会让客户产生防备心理，他会觉得客户信息服务人员太强大了，声音太小或太弱令客户觉得客户服务人员缺乏信心，从而使客户不重视客户服务人员 话筒的位置也很重要，不要直接对着嘴部，要放在嘴的左下角，这样保证正常电话音量和提高音质有很大的帮助。 第七条停顿 停顿可以吸引客户的注意力并有机会思考，停顿也可以让客户主动参与到电话沟通中来。 第八条 微笑 微笑可以改变我们的声音，同时也可以感染在电话另一端的客户。微笑不仅可以使我们充满自信，同时也将欢乐带给了客户。 第九条 倾听将全部注意力集中到顾客身上站在顾客的立场上，表示对顾客的理解倾听的同时可总结用户遇到的问题不要立刻对事情做出判定第十条 重复 重复的目的是与用户确认信息或总结用户所提的问题，明确来电目的 对客户关键的话或语句进行重复 如姓名、联系电话、身份证号码、保险合同编号、所提问题等第十一条 保持专业友好声音形象的原则 1. 保持我们的声音带着“微笑”，表明我们愿意帮助他。2. 证明我们知道他正在讲什么。3.?保持积极的、愿意帮助的态度，对于出现的问题，勇于承担责任。 第二章 电话礼仪简介第一条 通话前准备 1．呼入电话时愉快而迅速的接听，礼貌的对待打错的电话。 2．在拨出电话之前，我们可先打好腹稿，准备好资料，方便及时回答用户问题。 第二条通话中的礼仪 1.?接听呼入电话应在铃响三声内接听电话，使用礼貌用语并报上你的名字“你好，恒康天安，我是XXX，请问有什么可以帮您？ ” 2.?打电话给他人时不要先问对方姓名。应适时询问客户称呼“先生（小姐），请问您贵姓”？ 3.礼貌称呼客户并正确应答客户相关问题“××小姐／先生，您好，关于……”，如未正确领会客户意图需主动与其确认，“××小姐／先生，您好，您是说（您的意思是）……” 4. 需要客户等待时，我们应告诉一个客户“为什么需要等待”并要取得客户同意，给客户一个等待的时限。恢复通话时，向用户表示歉意：“抱歉让您久等了！” 5. 在客户等待过程中我们可与客户适当的谈论相关的话题，使得客户知道我们时刻记着他们。 6.在转接客户的电话时，我们需向客户解释为什么电话需要转接，并要取得客户的同意。 7. 被转接人接听电话后可先感谢客户的等待，“××先生（小姐），不好意思让您久等，就您所提到的……” 8. 被转接的电话接听后需告知被转接电话人的姓名。 9. 转接电话挂断之前需确定被转接电话处是否有人接听。 第三条 结束电话的礼仪 1.在结束电话之前，可主动询问客户是否还有其他问题需要帮助，并感谢客户来电，欢迎客户随时致电。 2.跟据客户特点结束电话，结束时让客户先挂断电话，并轻轻放下话筒。 第三章 特殊电话的处理一、需适当道歉的电话1.万一我们出现差错或系统错误时。 我们：“对不起，给您添麻烦了，非常抱歉，给您带来的不便请您原谅！”2.用户来电抱怨流程繁复时，可适当道歉。我们：“不好意思，为了您的保单安全，给您造成麻烦了，请谅解！非常感谢您提的建议，我们会向相关部门反映该情况。” 3、 遇到客户投诉热线难拨通、应答慢时（包括电话铃响三声后才接起）：我们：“对不起，刚才因为线路忙，让您久等了！请问有什么可以帮助您？” 不可以说：“喂，我也没办法，刚才线路忙啊！” 4、 遇到客户责怪客户代表动作慢，不熟练：我们：“对不起，让您久等了，我将尽快帮您处理。”不可以说：“喂，不好意思，我是新手啦！”二.无法听清的电话 1、 遇到客户音小听不清楚时： 我们保持自己的音