物资采购管理制度汇编.pdf

物资采购管理制度 一、目的： 为加强采购计划管理，规 X 采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正 常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。 二、适用 X 围 本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经 营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购（以下统称为采购物品）。 三、职责权限 1、总经理负责采购管理制度的审批； 2、分管副总、财务负责人负责采购管理制度的审核； 3、人力资源行政部负责采购管理制度的制定。 4、经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）的采购由采购部负责；非 经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源行政部负责。 四、采购原则 1、询价比价原则 物品采购必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、 售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议 定最终价格，临时性应急购买的物品除外。 2、一致性原则 采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市 场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息 供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致 ， 经审核后，差值不得超过请购量的 5—10%。 3、低价搜索原则 采购人员随时搜集市场价格信息 ，建立供应商信息档案库 ，了解市场最新动 态及最低价格，实现最优化采购。 4、廉洁原则 （1 ）自觉维护企业利益 ，努力提高采购物品质量，降低采购成本。 （2 ）廉洁自律 ，不收礼 ，不受贿 ，不接受吃请 ，更不能向供应商伸手。 （3 ）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。 （4 ）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市 场信息。 （5 ）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。 5、招标采购原则 凡大宗或经常使用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由采购、财务等 相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格，签订供 货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品， 除缩短招标间隔时限外 ，还应随时掌握市场行情 ，调整采购价格。 6、审计监督原则 ： 采购人员要 自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人 员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为 ，公司有权对相关人员依照公司 《员 工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。 五、采购流程 1、采购申请： 经营性物品采购, （物资 ）需求部门根据生产或经营的实际需要 ，由采购部 负责采购物品，非经营性物品采购,每月 25 日前由人力资源行政部负责采购物 品。 每月 25 日前 ，需求部门提出采购申请 ，填写《请购单》，请购单要求注明名 称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须 注明相关参数、指标要求。按采购申请流程，由各相关部门审批 ，经总经理批 准后交采购部门采购。各审核环节对采购申请提出议异者 ，应于2 个工作 日内 将意见反馈给采购申请部门。 2、询价比价议价 ： （1 ）每一种物品（物资 ）原则上需三家以上的供应商进行报价。 （2 ）采购员接到报价单后 ，需进行比价、议价，并填写《询价记录表》，按 低价原则进行采购。 （3 ）属下列情况者 ，无须进行比价、议价 ：独家代理、独家制造、专卖品、 原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。 3、样品提供和确认： （1 ）若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪， 收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门 相关人员予以确认。 （2 ）对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。 4、供应商选择： （1 ）具有合法经营主体者。 （2 ）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。 （3 ）信誉良好者。 （4 ）客户认可的供应商。 采购人员须建立供应商信息台帐。 5、合同签定： （1 ）供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订合同。 （2 ）交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。