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(完整版)公司档案管理规章制度--第1页 公司档案管理制度 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的制度化、规范化、 科学化，使档案管理更有效地为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规 及规定，并结合我公司实际情况，制定本制度。 一、 总则 （一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活 动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 （二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档 案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政部与总经理统一负责，统一管理。 （三）公司档案具体工作由行政部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的文 书、音响、人事、会计、实物等档案均须由公司行政部管理，各部门不得分散保存。 二、 适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、 术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接 形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、交卷、荣誉实物、 证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、 职责 （一）行政部门 1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2、建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3、收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4、负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全，指导 公司的档案管理工作； 第1页 (完整版)公司档案管理规章制度--第1页 (完整版)公司档案管理规章制度--第2页 5、提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6、负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 （二）其他各部门相关人员 1、负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部门； 2、向行政部门移交合同或文件资料原件或复印件； 3、负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4、财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。 （三）各部门主管人员 1、批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 （四）总经理 1、负责对档案管理监督检查报告的审批。 五、 工作程序 （一）档案资料的收集 1、各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文 件（合同）管理记录目录》； 2、各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季 度向行政部门移交； A、归档范围及移交时间 B、档案资料的标识 行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 C、档案资料的日常管理 a）电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专 门光盘进行编号保存。 第2页 (完整版)公司档案管理规章制度--第2页 (完整版)公司档案管理规章制度--第3页 b）文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利 用。 c）文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案 柜中。 D、档案借阅 a）借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能 带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； b）档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点 交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； c）借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； d）借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污