校长办公室会议室使用管理规定.pdfVIP

校长办公室会议室使用管理规定（暂行） 为进一步加强会议室管理，规范会议室使用，保障各类会议 有序、顺利进行，经研究，特制订本规定。 一、会议室管理范围 本规定所指的会议室，是指归校长办公室管理和服务的各类 会议室和学术报告厅、音乐厅。具体包括：行政楼一楼会议室 （座）、行政楼二楼会议室（座）、力行楼方形会议室（座）、明 德楼一楼会议室（座）、明德楼、会议室（座）、力行楼学术报告 厅（圆形报告厅座）、经管楼会议室（座）明德楼音乐厅（座） 及其它学校划拨管理会议室。 二、会议室使用范围和原则 会议室主要用于校级党政类重要会议、上级单位考察调研检 查、校外重要单位或重要人员来访等会议；全校专项业务类工作 会议；业务部门组织召开的校内业务工作类会议；国内外重要学 术会议及学术讲座类会议；省部级平台申报评审结项类会议，重 要设备验收类会议；高水平演出活动以及学校领导批示召开的其 它会议。 与学校业务无关会议原则上不予借用，不承接校外事务的各 类会议、培训及讲座等，其中音乐厅主要用于学校重要会议及大 型音乐活动。 会议室使用遵循“先申请先使用，先紧急后一般，先全局后 部门”的原则，遇有学校紧急和重要会议，已批准使用会议室的 单位应予避让。 三、会议室使用审批程序 1 / 3 .申请使用会议室的单位，要提前查看校办网上会议室登记 使用状态（），填写《会议室使用审批表》（见附件），确定会议 联系人，说明会议基本情况及需要，并报相关负责人审批通过。 .会议室使用审批按照申请事项重要程度和先后顺序，统筹 进行安排，校办做好审核工作，使用单位做好协调工作，确保各 类会议使用有序、顺利进行。 .会议室使用审批程序均通过办公自动化系统进行。 .持审批后的《河南理工大学学术讲座审批表》可直接提交 校办接待科安排学术报告厅，无需再另行申请。 四、会议室使用管理 .会议室使用经审批后，使用单位联系人与会议服务中心联 系（力行楼,联系电话：），配合做好会场布置，检测相关设备， 并在会前分钟抵达会场。 .使用单位需确保参会人员遵守会议室内行为规范，校办接 待科和会议服务中心对使用单位会议召开情况及会议服务情况 进行监管，发现问题进行及时处理。 .对未经批准擅自使用会议室，或已办理使用审批手续，但 实际活动内容与申请活动内容不符的，将责令使用单位停止使 用，情节严重者，追究相关单位和人员的责任。 .会议结束后使用单位需与会议服务中心共同做好物品清 点，及会场整理工作。 本规定自公布之日起执行。 附件： 校长办公室会议室审批表 2 / 3 使用单位 联系人 电话 会议室 使用时间 会议基本 信息（会议 内容，参会 范围，参加 人数等） 会议室设 台 签 茶 水 空 调 音 响 话 筒 投影仪 屏蔽器 其 它 备使用 注：网上审批流程为，申请单位填写电子版《校长办公会会议室审 批表》，经单位负责人审签后发校办审核，校办审核通过后，返申请单 位。 3 / 3