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会议管理办法 研发二部会议管理办法 研发二部会议管理办法 一、目的: 为改进工作作风，提高会议质量，加强会议管理及部门管理层、各小组之间的沟通，便于及时掌握部门内工作动态，发现当前存在的问题，提高各项工作的周密性与计划性，保障部门整体工作有序、高效的进行，研发二部特制定统一的会议管理办法。 二、适用范围 本制度适用于部门周例会、小组周例会、月度/季度总结会，以及项目启动会、项目例会、各评审会、临时协调会等部门内其他会议。 三、会议分类及具体安排 (一)部门周例会 1. 会议时间:每周五15:30 2. 会议组织:部门助理 3. 会议主持人:部门助理 4. 会议出席人员:部门经理及各小组负责人 5. 会议内容: (1) 各小组负责人汇报个人及小组内工作情况，包括已完成工作任务、应完成但未完成的工 作任务及原因; (2) 对工作中出现的问题和困难及时讨论，分析工作中的失误，并提出具体的改进措施和解 决办法; (3) 对各小组之间协调合作的工作进行了深入探讨交流; (4) 听取部门经理对各小组工作的指示，部门经理就当前工作中存在的问题和难点，给予有 效的解决办法; (5) 下周工作计划及具体安排; (6) 其他需要沟通的事项等。 6. 会议记录人:部门助理 7. 会议成果:会后1日内，由部门助理负责整理会议纪要及会议上形成的其他文档资料，交由 部门经理审阅，审阅后的部门周例会会议纪要提交至公司总部邮箱。 8. 会前准备:各小组负责人请在会议前30分钟，按照统一word文件格式要求，以邮件附件形 式提交每周周报至部门经理和助理。 (二)小组周例会 1. 会议时间:随小组工作安排情况自定，原则上为每周一上午 2. 会议组织:部门各小组内成员轮流组织，以进公司先后为次序。 3. 会议主持人:会议组织者 4. 会议出席人员:小组负责人及小组成员 5. 会议内容: (1) 各小组成员总结汇报上周工作情况，包括已完成工作任务、应完成但未完 成的工作任务 及原因; (2) 各小组成员下周工作计划; (3) 解决疑难问题; (4) 小组负责人分配下周工作任务及提出工作要求; (5) 传达部门周例会会议要点; (6) 其他需要沟通的事宜。 6. 会议记录人:会议主持人 7. 会后成果:会后1日内，由会议记录人负责整理会议纪要及会议上形成的其 他文档资料，交 由小组负责人审阅;并由小组负责人半日内将审阅后的会议纪要提交至部门助 理，并抄送给 研发二部会议管理办法 部门经理和与会人员。 8. 会前准备: (1) 各小组成员每天按照各小组内规定提交日报，以便小组负责人了解大家工 作情况及进行 任务分配; (2) 每周一早上9:15前，各小组成员按照统一word文件格式要求，以邮件附 件形式提交每 周周报至小组负责人和会议组织者。 (三)部门月度/季度总结会 1. 会议时间:每月月初/每季度初，具体时间另行通知。 2. 会议主持人:部门经理 3. 会议出席人员:部门经理和各小组负责人 4. 会议内容: (1) 各小组负责人汇报上一个月度/季度的工作安排; (2) 对上个月度/季度工作中出现的问题进行及时的调解和处理; (3) 下个月度/季度的工作重点; (4) 其他需要沟通的事宜。 5. 会议记录人:部门助理 6. 会议成果:会后1日内，由部门助理负责整理会议纪要及会议上形成的其他 文档资料，交由 部门经理审阅。 (四)项目启动会 1. 会议时间:具体时间另行通知 2. 会议组织:项目经理 3. 会议主持人:项目经理 4. 会议出席人员:项目相关负责人及主要成员 5. 会议内容:项目背景介绍;沟通确定项目范围、里程碑、进度计划、项目成 果及相关责任人。 6. 会议记录人:项目经理 7. 会议成果:会后项目经理将《XXXX项目启动安排》，发给项目组所有成员及部门经理，让 大家明确项目范围、里程碑、进度计划、项目需交付成果及相关责任人。 (五)其他会议 在项目过程中根据项目进度情况可随时发起项目例会、评审会、临时协调会等其他会议。沟通项目范围、进度计划、变更以及阶段性成果等等事宜。 “谁发起，谁组织” 1. 原则上 2. 参会人员视会议内容不同而定 3. 会议记录由发起人负责记录，并在会后将会议成果上报至部门经理和助理。 四、会议记录与会议纪要 会议记录与会议记要是工作评估、自我总结以及公司考核的依据，有利于部门领导检查和布置工作。每次会议中都要有专人做会议记录，并在会议后形成详细的会议纪要。 (一)整理与提交 1. 与会人员均应记录会议要点，与自己工作相关的应详记，以便明确和落实工作。 2. 部门周例会、