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国家开放大学电大专科《办公室管理》设计案例分析题题库及答案(试卷号2180)--第1页 国家开放大学电大专科《办公室管理》设计案例分析题 题库及答案（试卷号2180） 一、设计题 1.X市政府办公室的李助理，在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后， 急匆匆地赶往自己办公室，在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。杨副市长要李 秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布 置的任务，对杨副市长说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走神，又重述了一遍自己 的话。面对两位领导几乎同时布置的工作，李助理陷入左右为难的境地。 请你为李助理设计一个合理的应对之策。 答：(1)办公室的一项基本职能是为领导（政务）服务，李助理对于徐市长和杨副市长交 办的事情都不可回绝，而是应当承担下来。（8分） (2)李助理接受任务后回到办公室， 向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他人完成杨副市长交办的事项。（8分） (3) 李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。（7分） (4)他人 查找完杨副市长所要的材料后，李助理亲自将材料送至杨副市长处，如果可能，可以顺 带把实际参与查找人员的名字讲一下。（7分） 2 ．设计一份电话记录表3.上司在与客 人谈话，这时有某公司张总经理来找上司解决紧急事情，文员如何向上司传话？ 答： (1)用便条把所要传达的内容逐项书写： “某公司张总，为急事来访，请他等几分钟，还 是请何人代为会见，要问他哪些事情？”然后将写好的便条对折折好。（6分） (2)走 入会客室，在上司背后说一声：“对不起，打搅一下”。（4分） (3)上司回头时，递 上便条与铅笔。（3分） (4)退一步，等候指示。（2分）4 ．如何接受对方的名片？ 答： (1)在接对方名片时，务必表现出尊重的态度。（2分） (2)当对方递出名片时，应点头 国家开放大学电大专科《办公室管理》设计案例分析题题库及答案(试卷号2180)--第1页 国家开放大学电大专科《办公室管理》设计案例分析题题库及答案(试卷号2180)--第2页 致意，双手在平行胸部的位置接过名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。（4分） (3)双手接过名片，再收回双肘，扔轻捧名片，抬起头，注视着对方，郑重地读出名片上 的名称，以确认无误。（4分） (4)遇到名片上有不认识的字，不可轻率错读，可诚恳 地请教对方： “很冒昧，可否请问一下，这个字怎么念？”对方回答后，可按对方发音， 重复一遍：“您是某某单位某某，很抱歉！”并行礼致歉。（5分） 5.办公室的清理和 清扫方法。 答：文员应该参照以下标准做好办公室的清理和清扫工作。 (1)办公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家则应打蜡，而金属用品要用清洁剂擦拭。 (2)办公用品。电脑、打印机等不用时要用罩子盖好，定期用干净的抹布擦拭。电话机听 筒两端要用消毒液定期消毒。其他物品养成随时清理，归置整齐的习惯。 (3)书架上的书籍、文件夹里的资料应该摆放整齐，没有灰尘。 (4)地毯。每天打扫办公室和会客室，用吸尘器吸去地毯、墙角的灰尘。 (5)整套沙发装饰。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要换一次，并拿去清洗。 (6)抽烟工具。来访者离去后立即检查香烟是否用完？打火机还能点燃吗？烟火缸是否清 洗干净？检查清楚并收拾妥当。 (7)挂画、摆设。用掸子或毛刷子把灰尘拂掉，抹布容易使纤维污渍附在上面，最好不用。 (8)废物筒。每天清倒废物筒。文员在清理上司字纸篓时要特别细心，因为可能有上司随 手丢弃的机密文件或底稿，需要拣出来用碎纸机打碎，不可粗心大意地一倒了之。 国家开放大学电大专科《办公室管理》设计案例分析题题库及答案(试卷号2180)--第2页 国家开放大学电大专科《办公室管理》设计案例分析题题库及答案(试卷号2180)--第3页 6.当来访者自称事先已和上司约好会面时，文员如何接待与应对？ 答