SAP服务采购订单及确认流程.docx

PAGE 7/ NUMPAGES 10 服务采购订单及确认流程 服务采购订单及确认流程 流程编号 HY_BP_MM_403 流程名称 服务采购订单及确认流程 批准与签署 公司 部门 姓名 签署 日期 流程负责人 项目经理 版本控制 版本号 更新日期 说明 作者  流程图图例说明 流程开始, 流程结束 在SAP中操作的流程步骤. SAP以外操作的流程 SAP内业务操作判断, SAP以外业务操作判断 流程连接 SAP内文档及报表, SAP以外文档及报表 流程概述 流程说明 本流程目的是在环亚公司建立统一规范的服务采购订单流程，对服务采购订单的执行进行监控。 所属流程组： 需求与计划组 适用范围 组织范围： 触发事件： 针对所有服务采购需求时采购订单的维护； 通过非部门物资采购计划维护后,产生非生产物料需求订单；? 术语解释和概念说明 采购订单（Purchase Oder，PO）：向供方订购商品、服务或其他资产的订购凭证，可在SAP系统中自动生成，或由采购执行部门在系统中手工创建产生。 流程相关的制度与规范 非生产物资需求计划流程 预付款流程 业务流程 业务流程图 流程步骤与说明 步骤 步骤说明 岗位角色 系统/操作 操作时点 10、部门物资需求计划流程 需求部门按照非生产物资需求计划申请表提出需求申请 各需求部门 OA 需求部门按计划提出采购申请 20、制定服务合同 商务专员根据在部门物资采购计划中已通过需求和价格审批的申请单，制定采购合同 商务专员 SAP 需求部门按计划提出采购申请 30、相关部门汇审确认 财务部审批合同中与财务相关的条款是否合理，法务部审批合同中与法务相关的条款是否合理，需求部门审批合同中与需求要求是否一致 财务部负责人、法务部负责人、需求部门负责人、采购部负责人 OA 制定服务合同后 40、创建服务采购订单　 合同通过审批后，商务专员创建服务采购订单 商务专员 SAP 合同汇审确认后 50、是否预付款 是否需要预付款 商务专员 OA 合同条款规定 60、供应商履行服务合同 供应商在收到经双方确认的服务合同后，不需要支预付款的，供应商严格按照合同各项约定履行 供应商 合同双方确定后 70、预付款流程 按合同约定及商务专员提供的经采购部负责人审批的预付款申请单据后支付预付款 应付会计 SAP 合同条款规定 80、验收服务项目 供应商履行合同后，需求部门对项目验收 需求部门 合同履行结束后 90、确认服务项目 需求部门项目验收后商务专员确认项目后按合同支付项目余款等 商务专员 验收合格后 流程差异与业务提升分析 分析点 现行做法 未来方案 变化的优缺点分析 对服务需求进行采购 人工创建，线下执行 那服务的采购纳入系统的管理范围 优点： 1、规范了服务的采购执行；对服务采购订单进行审批核实。 2、服务采购订单也将是相关数据分析的重要依据。 对服务项的确认 人工执行 服务采购订单需要对服务项进行验收确认，才可进行发票校验 优点：监控服务的执行效果，对于未完成服务或未确认服务完成的服务采购订单是无法进行发票发票校验。 实现费用的记账 线下申请，人工执行 服务采购费用将自动实现会计科目的几张 优点：将按照预设的会计科目实现自动记账，发票校验的执行将更加具有可参考性。 系统开发与实现 表单清单 编号 表单名称 实现方式 固定资产/列管资产验收单 据采购订单打印单据，针对固定资产和列管资产，作为服务确认或收货确认的依据。 报表清单 编号 报表名称 备注 功能开发清单 编号 开发名称 备注 增强开发清单 编号 开发名称 备注 系统接口清单 编号 接口名称 备注 权限设计 岗位 所属部门 流程中的操作步骤 操作权限限制 需求部门申请人 需求部门 申请 商务专员 采购部 创建订单及跟踪 应付会计 财务部 付款 供应商 外部 确认及回执订单信息