会议管理会议沟通技巧.pdfVIP

导言 在我们的工作过程中，会议可以说是一项最经常的工作。 一项调查表明：大多数商务人士有三分之一的时间是用于开会，有三分之一的时间是 用于旅途奔波。有感于繁重不堪的会议邀请，万科的总裁王石曾经说过一句很形象的话，他 说：“我如果不是在开会，就是在去往下一个会议的路上。” 虽然大家都很了解会议所带来的资源、人力、物力的巨 大耗费，但人们也不得不承认，会议是一种很有效的沟通手段，因为面对面的交流可 以传递更多的信息，尤其是很多需要各部门协作的工作，就更是需要会议的纽带来协助运作。 【自检】 你在会议沟通活动中是否具有以下行为要点？ 你的会议沟通表现 是√ 否× 1.总是在会议开始前 3 天就已经安排好了会议的日程并将该议程通知到每位与会 者。 2.当与会者询问议程安排时总是回答：“还没定呢，等通知吧”。 3.对于会议将要进行的每项议程都胸有成竹。 4.会议开始前半小时还在为是否进行某几个议题而犹豫不决。 5.提前将每一项会议任务安排给相关的工作人员去落实，并在会议开始前加以确 认。 6.临到会议开始前才发现还有一些会议设备没有安排好。 7.预先拟定邀请与会的人员名单，并在开会前两天确认关键人士是否会出席会议。 8.自己也记不清邀请了那些人出席会议，会议开始前才发现忘了邀请主管领导参加 会议。 9．会议时间安排恰当，能够完成所有的议题。 10．会议总是被一些跑题、多话者干扰，难以顺利进行。 11．会议室布置恰当，令与会者感觉舒适又便于沟通。 12．会议室拥挤不堪，令与会者感觉不快，大家都盼望着早点结束会议。 以上12个问题，可能是你的会议沟通活动中常见的表现，你如果选择了题号是单数的 行为表现，请给自己加上一分；你如果选择了题号是双数的行为表现，请给自己减去一分。 最后看看自己的总分吧！ 3～6分：你的会议沟通技巧是值得称道的。 0～3分：你的会议沟通技巧也还不错，但需要进一步改进。 低于0分：你的会议沟通技巧真不怎么样，赶快努力吧！ 会议的安排 1.充分考虑会议的进程，写出条款式的议程安排。 制定 2.确定会议的召开时间和结束时间并和各部门主管协调。 议程 3.整理相关议题，并根据其重要程度排出讨论顺序。 安排 4.把议程安排提前交到与会者手。 1.首要原则是少而精。 挑选 2.信息型会议,你应该通知所有需要了解该信息的人都参加。 与会者 3.决策型会议,你需要邀请能对问题的解决有所贡献,对决策有影响的权威,以及能对 执行决策做出承诺的人参加。 4.你需要对某些未在会议邀请之列的关键人士说明原因。 1.现场会议室一般比较方便且费用低廉,因此是首选地点。但如果涉及公司的对外公共 适宜 关系形象或者与会人数很多，则可以考虑租用酒店或展览中心的专用会议室。 沟通 2.与会者的身体舒适需求不能忽略，应注意会议室的空调温度、桌椅舒适度，灯光和 的会 通风设备也应和会议的规模和安排的活动相适应。 议室 3.根据你的沟通需要来选用适当的桌椅排列方式。信息型会议的与会者应面向房间的 布置 前方，而决策型会议的与会者应面向彼此。 会议安排核查表 检查项目 具体工作负责人 检查结果 会议沟通目标 会议议程安排 参加会议人员安排 会议实物安排 会议的主持 (一)成功地开始会议 和其他的很多场合一样,准备工作是避免表现紧张的关键：如果你知道自己将会说些什 么来作为开场白，你就会放松下来。更重要的是,你可以给整