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医疗卫生材料档案管理制度 一、概述 本制度是为管理医疗卫生行业中的材料档案，规范档案管理工作，确保材料档案的安全、准确、完整以及方便查阅。本制度适用于医疗卫生行业中所有与材料档案相关的工作。 二、档案管理的基本原则 2.1 科学性原则 档案管理应当根据相关法律法规和规章制度，确保文献材料的科学性、合法性和真实性，保证档案材料的准确性和真实性。 2.2 统一性原则 档案管理应当遵循统一管理、统一技术、统一格式、统一编码的原则，确保档案的规范性、标准性和一致性。 2.3 安全性原则 档案管理工作应当加强安全管理，确保档案的机密性、完整性和可靠性。同时，档案管理工作应当严格遵守相关法律、法规和规章制度，保护文献资料的绝密性、机密性和秘密性。 2.4 实效性原则 档案管理应当体现实效性和便捷性，提高档案管理效率和管理质量，满足材料档案管理与使用的需要。 2.5 责任性原则 档案管理应当贯彻责任制，明确各个部门的职责，强化监督检查，建立健全的档案管理工作考核和奖惩制度，保证档案管理工作的顺利开展。 三、材料档案的质量控制 3.1 材料档案的建立和归档 材料档案的建立应当依据相关法律法规以及规章制度，根据业务流程中的实际需要，建立各个材料档案。材料档案的归档应当遵循统一管理、统一技术、统一格式、统一编码的原则，根据业务流程及时归档，并填写相关档案信息表或条目，标志好档案位置，确保档案管理的有效性。 3.2 材料档案的整理和分类 材料档案的整理应当遵循档案管理的规范化要求，具体包括：文件名、日期、归档部门、类别、内容、归档时间等。材料档案的分类应当遵循材料档案的特定要求，根据不同的业务性质、流程、用途和管理要求进行分类，具体包括医疗器械材料档案分类和医疗卫生用品材料档案分类。 3.3 材料档案的登记和审定 材料档案的登记应当根据档案管理规定，以实际业务为依据，鉴别真伪、正确性和准确性，对标记好档案位置的材料档案进行登记。登记内容应当包括档案的名称、编号、类别、类别号、档案位置、年度等信息。材料档案的审定应当由主管部门或者有相应职权的主管人员审定，确保材料档案的真实准确性。 3.4 材料档案的借阅和调取 材料档案的借阅应当符合档案管理规定，借阅人需经过严格审核，填写详细的借阅单，并附带相应的证明材料。材料档案的调取应当符合档案管理规定，登记调取信息，调取人员需经过严格审核，由相应人员进行调取，并在借阅档案前核查档案的信息，确保档案的完整和准确性。 3.5 材料档案的保管和销毁 材料档案的保管应当符合档案管理规定，具体要求如下：1)建立健全档案的保密制度；2)建立健全档案的文物保护制度；3)建立健全档案保管的安全卫生制度。材料档案的销毁应当经过主管部门或者有相应职权的主管人员审批，并建立清单，根据相关规定严格按照销毁程序进行销毁处理。 四、档案管理的保密制度 4.1 保密人员和保密责任 所有涉及到档案管理工作的人员都是保密人员，应当履行保密责任，严格遵守相关法律法规和规章制度，保护文献资料的秘密性。保密人员应当认真有责，做好档案管理工作。 4.2 保密措施和安全设施 档案管理应当建立严格的保密措施和安全设施，确保档案的机密性、完整性和可靠性。具体措施包括：建立用途范围、阅览方式、管制措施、防止丢失、损坏、灭失等的制度和规范，并安装安全设施，如防火、防盗、防水等。 4.3 保密制度的监督检查和备份措施 档案管理的保密制度应当建立健全，监督检查制度应当具体到人，确保保密制度的贯彻执行。备份措施应当严格按照规定进行备份，确保档案的安全性。 五、档案管理的责任制和奖惩制 5.1 档案管理责任制 档案管理责任制应当根据实际情况，明确各个部门的职责，确保档案管理的顺利开展。 5.2 档案管理的考核和奖惩制度 档案管理考核和奖惩制度应当建立健全，考核内容应当具体到人，对于出现丢失、损坏、不良影响等情况应当进行相应的惩罚和追责。 六、附则 6.1 本制度的修订 为适应医疗卫生行业工作的需要，本制度可以根据实际情况随时进行修订。 6.2 本制度的解释 本制度的解释权归医疗卫生行业主管部门。在具体工作过程中，如发现本制度存在不完善、缺陷的地方，应当及时向主管部门反映，主管部门应当及时予以处理和改正。