记录控制程序.docx

XXX科技股份有限公司 记录控制程序 文件编号： .目的 为保证产品、服务符合规定要求，以及客户服务管理体系有效运行，保证与产品服务的可追溯性，为采取纠正预防和改进措施提供依据。 .范围 适用于对公司客户服务管理体系运行记录及管理活动记录的控制和管理。 .职责 客户服务部门负责客户服务记录的归档管理。 各职能部门负责指导、检查各服务部门所收集的记录的履行情况，做好检查记录，并督促实施。 .工作程序 记录的范围 为符合要求管理体系有效记录的运行。 记录的形式及要求 记录的形式可以是报告、图表、表格，也可以是录像、磁带。 记录填写要求：填写及时，内容正确完整，字迹应清晰，能准确识别，签全名；不得随意更改、涂抹，如发现数据填写错误，要用划线的方式进行更正，并签全名、注上日期。 记录的管理 各部门针对实际情况，规定与本部门有关的记录（包括公司内部记录和外来记录）的分类、标识、检索、保存期限、处置方式。应明确记录的使用范围，记录需要交付的人员、方式、时间要求、查阅和借阅办法等，记录实施、配合管理部门与归口管理部门的记录递交方式等。 客户服务部门负责客户服务相关记录的收集、归档、贮存。注意保持顺序号、日期、页码的连续，采用的归档方式应便于存取检索。 记录的保存期限为三年。 记录的编码 所有记录文件都需要编码，编码的方法见《文件控制程序》。 记录的保护 记录应保存在安全、干燥的地方，便于检索并注意做好防火、防虫蛀、防潮等工作；对于保存在磁带、软盘、硬盘中的记录还要做好防病毒、防压、防磁、防晒，并及时备份，防止贮存的内容丢失等；对于保存在光盘中的记录要防刮花、弄脏等。 记录不得随意销毁，过期的记录须经所在部门经理核实后，填写《记录销毁登记表》，方能处置。 记录的检索、查阅、借阅 各部门编写《记录一览表》，《记录一览表》应便于对记录检索和查阅。 经各部门经理同意，相关部门可在记录保存处查阅所需记录，如需借阅，需经进行登记，填写《记录借阅登记表》，限期归还。 机密级记录的查阅、借阅都需经双方部门负责人同意。 如顾客要求提供或查阅记录，需经记录保存部门负责人核实后，方可给顾客或其代表提供或查阅。 记录样式的批准、更改及发放 记录样式的批准、更改及发放参照《文件控制程序》执行。 外来记录的控制 外来的记录文件由各部门进行识别，按《文件控制程序》和本程序的要求执行。 .相关文件 《文件控制程序》XX-ITSMS-QP-21 .相关记录 《记录销毁登记表》XX-ITSMS-QR-22-01 《记录一览表》 XX-ITSMS-QR-22-02 《记录借阅登记表》XX-ITSMS-QR-22-03 .附加说明 本程序归口部门：系统集成部 本程序起草部门：系统集成部 本程序审核人： 本程序批准人： .文件历史记录