采购(外协)管理办法.docx

PAGE PAGE 1 XXXX机械设备制造有限公司 采购（外协）管理办法 一、目的作用 1、为规范公司采购及外协行为，减低公司经营成本。 2、作为采购外协部开展工作的规范依据。 3、作为公司领导考核采购外协部工作业绩的衡量依据。 4、作为采购外协部人员工作中相互监督与协作配合的依据。 二、管理归口 1、总经理是采购外协部的上级直接领导。 2、采购外协部的工作直接对总经理负责。 3、财务部、品管部对采购外协部监督管理。 三、范围 本办法适用于公司原材料、产成品、半成品、外协加工产品等公司的一切采购工作。 四、权责 1、总经理：负责公司所有采购业务申请的决策、监督及审批。 2、生产部：根据公司的销售订单及自身生产能力，合理制定内部生产计划和外协生产计划。及时申请内部生产计划所需原材料并流转到采购外协部进行采购工作，外协生产计划及时流转到采购外协部进行外协工作。 3、品管部：负责对公司原材料、产成品、半成品、外协加工产品进行质量检验。 4、财务部：根据相关合同依据负责资金安排并监督采购外协部的价格管理体系。 5、行政人事部：负责监督采购外协部对公司各项制度的执行情况。 6、技术研发部：负责提供图纸、技术要求及质量认定。 7、采购外协部： （1）负责根据生产部申请计划，编制与之相配套的采购外协计划，并组织具体的实施，保证经营过程中的及时供应。 （2）认真做好市场调查和预测，掌握物资供应情况。 （3）负责各类采购外协合同的签订与管理、落实工作，并负责监督与跟进。 （4）建立可靠的材料和外协供应商，会同品管部等有关部门做好供应商评估、优化选择、关系处理等工作。使之按时、按质、按量进行物资材料的供应。 (5)负责办理采购外协物资的到货后的相关手续的办理工作。 (6)负责对供应渠道的管理。 五、内容 1、采购（外协）工作 （1）采购部依据生产部提供的采购（外协）申请单进行相关采购（外协）。 （2）2000元以上的采购（外协）项目，采购外协部需至少询价3-5家供应商并填写《采购（外协）计划单》报财务部审核总经理审批后进行采购（外协）。 （3）2000元以下（包含2000元）的零星采购（外协）项目，采购外协部可报总经理审批后直接进行采购（外协）。 会同财务部确定货款分期付款和结算方式，协商使用赊购、延长支付期，减少公司采购及库存的资金占有率。 2、采购（外协）合同 （1）采购（外协）合同的会签与审批流程。 （2）合同的跟踪管理，随时与供应商沟通及时掌握材料（外协件）的供应情况。 （3）资金付款申请及结算（按照财务部的申请流程）： ?严格按照合同约定申请支付每一笔应付款，财务部监督管理。 ?资金付款流程严格按照公司制定的资金申请程序进行流转。 ?按照合同约定采购（外协）提供不了相应的发票财务部有权拒绝付款。 3、验收入库 （1）公司品管部对采购外协部采购（外协）完毕准备入库的材料进行质量把关检验，对不合格的产品有权提出退货。 （2）财务部根据品管部出具的质量检验书面报告监督采购外协部入库行为。 （3）所购材料如不合格率超出正常的范围后，对相应的采购员进行警告、罚款等处理。 4、供应商管理 （1）供应商选择要根据市场环境进行比价、比质及竞价后由采购外协部会同相关部门确定。 （2）公司采购外协部主管供应商，生产、技术、品管及财务等部门予以协助。 （3）对选定的供应商，公司与之签订长期供应合作协议，在该协议中具体规定双方的权利与义务、双方互惠条件。 （4）采购外协部会同生产、技术、品管、财务等部门定期或不定期对供应商进行评价，不合格的解除长期合作协议。 （5）主要物资的采购（外协）应确定三个以上的定点单位，以保证物资渠道的畅通。 六、采购外协部对采购员的如下工作行为进行考查、评价； 1、采购（外协）目标的完成情况。 2、采购（外协）合同的履约率和违约率。 3、采购（外协）成本节约额和损失额。 4、采购（外协）材料的质量合格率。 5、价格波动情况。 6、供应商的稳定性和开拓供应商的新情况。 7、廉洁和受贿情况。 七、本办法自发布之日起开始执行。 XXXX机械设备制造有限公司 生产（计划）物资申请单 编号： 合同号 项目名称 序号 物资名称 型号／规格 单位 数量 需要使用时间 备注 申请部门： 生产部 申请人： 生产部经理： XXXX机械设备制造有限公司 外协（计划）产品申请单 编号： 合同号 项目名称 序号 产品名称 型号／规格 单位 数量 需要使用时间 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 申请部门： 生产部