DA_T 12-2012全宗卷规范.pdf

ICS 01.140.20A 14DA备案号：38386—2013中华人民共和国档案行业标准DA/T 12—2012代替 DA/T 12—1991全宗卷规范The rule for fonds descriptive file2012-11-15发布2013-01-01实施国家档案局发布 DA/T 12—2012前言本标准按照G15/T 1.12009给出的规则起草，本标代替DA/T12—1994全卷规范3。本次修订,依摄GB/T 1.1--2009(标准化T.作导则第1部分：标准的结构和编写)，对原标准的表连方式和书写格式进行了修改：根据档案管理工作的发展需要，对原标准中全宗卷主要内容和全宗卷的整理的内容做了较大修改.新增了术语和定义和卷盒及目录格式两章内容；根据馆（室)藏档案管理工作的实际需要·新增了综合全宗要“的内容规定。本标准由国家档案局提山。本标准由国家档案局归口。本标准起草单位：潮北省格案局(馆》。本标准主要起草人：昌爽生、宋刚、焦光生，胡阿君。本标准所代替标准的历次版本发布情况为：DA/T 121994. DA/T 12—2012全宗卷规范1范围本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。本标准适用于各级各类档案馆和档案室。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的，凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T 9705文书档案案卷格式GB/T 13967全宗单DA/T 1情案工作基本术语DA/T 14全宗指南编制规范DA/T 18档案著求规则DA/T 22归档文件整理规则3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1全宗卷fonds deseriptive file由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具3.2综合全宗卷synthesize fonds descriptive file由记录和说明多个全案立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆(室)藏档案的重要工具。3.3全宗属类fonds category馆蒙量较大的档案馆，根据馆蒙全宗的历史时期、机构性质、机构级别等待征，对全宗进行的属性分类。档案馆通常对全宗属类赋予特定的标识，作为全宗编号的属性代码。4全宗卷编制原则4.1档案馆(室)应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。4.2全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整，真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌4.3全宗卷的整理应政到分类合理、方法科学、格式规范，4.4炼合全宗看可以按馆(室)蒙、全宗属类、全宗群或联合全宗进行编制收集、保管在档案管理过程中以馆(室)覆、全案属类、全宗群或联合全宗等多个全宗为对象形成的相关文件材料。5全宗卷的内容构成5.1全宗(馆幕)介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。3 DA/T 12—20125.2档案收集类：档案接收和征集下作的办法、标准.格案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材科等5.3档案整理类：文件材料分类、保管期限和归范限的规定.作案整理T.作方案，整T.作说明和小结等5.4档案鉴定类：档案保管期限墨定、档案开放鉴定、格案分级鉴定、档案销吸鉴定、珍贤档案考证鉴定等鉴定T.作的制度，组织、方案和标准，鉴定T.作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置格案的目录(清册)等，5.5档案保管类：档案保管T.作制度.性案安全检置、案破损情况调查与修复（抢救、重点档案保护、珍资格案伤真复制件制作等1作的记录和说明材料，情案保管状况分析相T作总结、报告等，5.6档案统计类：书案基他统计台账.情案工作基本情况统计报表.档案T作统计分析材料等5.7档案利用类：档案利用制度-检索1具编制情况.格案开放与控制情况·档案编研与出版情况.档案累览与公布情况.珍资付案介绍-情案利川效累典型事例等，新技术应用类，应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况.电子档案（文件)创建和用环境（硬件和软件)及数据格式说明等5.9综合全案看：管理销激、个案属类全案群或联合全案的综合性业务T.作规范和管理制度，5.1~5.8中涉及多个全宗的文件材料。6全宗卷的整理6.1文件材料装计，）文件材科以件为单位避装6.2 文件材料分类，属于同一全案差的文作材料-按本标准第5章全案卷构成中5.1～5.8进行分类6.3文件材料排序，文件材料分人不间类，按形成时间照序排州。新增文件材料插人相关类目，向后接续排列。6.4文件材料编号。在任文件材料首奥上方的室处进编学文件材料的编号由全宗号一类号