文件管理程序.docx

24．文件管理程序 1．目的及范围：成立企业文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、保留等程序，保证企业文件获得实时正确的办理和安全有效的运转。该程序合用于以上环节所波及的有关部门及个人。 2．职责： 2.1总经理室负责企业文件管理的总协调及总监察，并受理各部门有关文件延误的投诉； 2.2各部室资料员负责文件管理的详细工作，即收发、登记、传达、用印、立卷、归档和销毁等。 3．工作流程： 文件分类： 通用文件：指企业在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件和外送文件。 内部文件：即企业制作的只在企业内部使用的文件。如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等 外来文件：即企业收到的由外单位制发的文件。如法律法例、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等 外送文件：即企业制作的对外发出的文件。如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等 专用文件：指只在企业一定工作部门或业务范围内使用的特意文件。分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件和签价单和决算资料等。 A．技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。 B．财务文件：即在企业会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。如会计凭据、帐簿、报表及有关的财务报告等。 C．人事资料：即企业职工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反应个人基本情况、工作表现的个人资料。 D．合同文件：即在企业生产经营活动中与外单位签订的拥有法律效力的文件。 如各类工程合同、设计合同、售楼合同样。 E．签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。 ．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。 记录：即企业各项质量活动留下的记录，是一种特殊种类的文件。如合格供给商名录、培训记录、各类签到表、登记表等 总要求： 文件办理必须做到实时、正确、安全。 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。对外行文采用国家公函格式，内部行文按企业老例采用英文格式。（格式及详细规定详见第三层次文件《融侨企业文件办理办法》之第二章“文件格式”） 各部室资料员为企业文件流转的出入口，文件不允许由拟写人直接送领导者个 人，因特殊情况必须越过传达的，应于过后按程序补办登记。 各部室资料员要做好文书立卷工作。每年年初，根据过去本部门文件的运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目。 文件的管理一般要经过如下几个环节： A．编制：文件由有关部门或个人拟写，所在部室资料员进行编号登记；若以企业名义对外行文则由总经理秘书编号。 B．批准：文件内容和发放范围由相应的批准人审核签发；需要多个部门批准的，须进行会签，签发时须注明签发时间；应用软件的使用权限需报送总经理批 准。 C．登记：收发文（除便条、介绍信、回执等）应登记在相应的收文发文登记本上或直接在文件上签收并实时整理文件目录。来图加盖受控散发号。 D．用印：企业印章由总经理秘书保留，部门公章由各部室资料员保留。用印时，应以有关部门主管签发的文字或经部门经理署名的盖印联系单为依据。 E．发放：各部室资料员根据批准的发放范围进行散发。制度文件换版时，由总经理室或有关部门根据发放清单发出新版文件。 F．传阅：分为张贴传阅和传达传阅。张贴传阅指了解性文件由发出部门的资料员在企业布告栏上予以张贴，各部门资料员在所在部门布告栏上张贴；传达传阅指需要传阅的文件由资料员加盖阅文章，填写需传阅人员名单，传阅人员阅毕署名。 G．更改：技术文件需要更改时，应由发布该文件的个人或部门提出，并填写《文件更改申请单》，经过资料员报原审批人批准，并由原文件发布部门按原发 放范围下发，同时作好登记。 H．版本宣布：制度文件换版时，由总经理室主任编制最新版本号；总经理室于每年6月份汇总各部室上交的法律法例清单及制度文件版本情况并赐予宣布。 I．回收：文件拥有人因辞职或工作调换不再切合拥有资格时，所在部门资料员负责实时收回。 J．归卷：各部室资料员要做好平时归卷和定期归卷工作。平时归卷即随时将发放完成的文件按事前编制的立卷类目归入卷内；定期归卷即一个较长时间段后，敌手头的所有文件进行清理，对无存档价值的文件材料可备文件夹独自寄存。联合办理的文件原件由主办部门归卷，其他部门保留复印件。波及付款的合同和请示单原件由财务计统部保留。 K．借阅：文件需要借阅或复印时，借阅人应填写《文件借阅登记表》或《图纸借阅登记表》。企业文件不外借给其他单位，如遇特殊情况，需经部门经理批准。 L．保护：文件不论处于使用或是保留状态，都要注意保持字迹清晰、份数完整。 归卷时，复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应从头复印。 M．归档：各部室按规定的归档时间将整理过的有保留价值的文件向图书档案室移交，无归档或存查价值的文件，经鉴识和主管部门领导确认后