3.6邮件合并教学课件.pptxVIP

邮件合并 邮件合并2准备数据源1建立主文档3将数据源合并到主文档中 邮件合并Word 2016 提供了强大的邮件合并功能。邮件合并是一种可以实现批量处理的功能，用户可以使用这个功能批量制作录取通知书、学生成绩单、各类获奖证书及请帖等。该功能具有极强的实用性和便捷性。使用邮件合并功能需要先建立两个文档：一个为 Word 主文档，它是已经设置好所有格式的文档，包含文档中所有不需要变化的内容（例如一个未填写邀请人的邀请函、未填写录取信息的录取通知书等）；另一个为包含变化信息（例如邀请人、具体的录取信息等）的数据源 Excel 文档。然后，使用邮件合并功能在主文档中插入变化信息，合成后的文件用户可以保存为 Word 文档。该文档可以打印出来，也可以以邮件形式发出去。 建立主文档主文档是指邮件合并内容的固定不变的部分，如信函中的通用部分、信封上的落款等。建立主文档的过程和平时新建一个 Word 文档的过程一样，而且在进行邮件合并之前主文档就只是一个普通的文档。唯一不同的是，创建主文档时需要花点心思考虑一下这份文档要如何写才能与数据源更完美地结合，以满足需求（最基本的就是在合适的位置留下数据填充的空间）。同样，创建主文档时也需要思考是否需要对数据源的信息进行必要的修改，以符合日常的写作习惯。 准备数据源数据源就是数据记录表，其中包含相关的字段和记录内容。一般情况下，之所以考虑使用邮件合并功能来