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采购管理制度 一、目的 做好物料供应工作，加强采购业务管理，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。 二、适用范围 适用于恒德新材公司所有物料（包括原材料、辅料、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品）的采购。 三、采购流程 （一）提出物料需求 物料需求部门应核实仓库现有库存物料是否能够满足需要，若不能满足需要，应由物料需求部门填写《采购申请单》，经该部门负责人签字后交采购部。 （二）审批采购计划 采购部审核并汇总各部门提交的《采购申请单》，同时考虑订货提前期和保险储备等因素，确定采购批次和数量，然后编制《采购计划单》，经本部门负责人审核签字后转财务部。财务部对采购部提交的《采购计划单》进行审核，若符合预算规定，则转分管领导审批。 （三）选择供应商 1.采购员根据市场调查与分析结果，选择三家以上符合条件的供应商，列入询价供应商名单，交采购部经理审核确认。 2.经采购部经理审核确认后，由采购员向供应商发出《询价通知单》。 （1）《询价通知单》的内容包括：采购物资的名称，采购数量，采购物资的规格型号、图号，采购物资的质量要求，采购报价基础要求，付款条件，交期要求，材料物资包装要求，运输方式、交货方式与地点，采购员与相关人员的姓名及联系方式，报价到期日，保密协议内容，售后服务与保证期限要求等。 （2）采购询价过程中，属于需附图纸或规范的物料，采购员应在发送《询价通知单》时附图纸或规范。 （3）“设备类”物资的《询价通知单》中应至少注明下列四项内容： ①供应商必须提供设备运转**年以上的质量承诺，保修期间所需的各项备品应由供应商无偿提供； ②供应商必须列举保质期满后保养所需的《备品明细单》，包括品名、规格、单价、更换周期等，并注明备品价格的有效年限； ③供应商必须提供设备的装运条件及其体积与重量； ④设备安装、试运行的条件。 3.采购员应在规定的询价截止日期前收集、整理、汇总、分析所有供应商报价。经过对比分析，编制《采购询价记录表》送交采购部经理审核，经采购部经理审核并提出采购意见后，确定候选供应商。 4.采购员与候选供应商进一步洽谈价格、质量、售后、结算等条件，根据洽谈结果选择价格最优、相关条件最好的供应商，报采购部经理审核，经公司分管领导审批后，最终确定供应商。 （四）签订购销合同 1.采购部在征求企业法律顾问意见的基础上起草物料购销合同，然后将该合同送企业法律顾问审核。合同中应明确所购物料的品名、规格、数量、单价、金额、交货日期、交货方式、折扣条件、包装费、运输费、售后服务、双方权责、合同履行及违约责任等内容。 2.企业法律顾问对物料购销合同审核无误，并经公司分管领导审批后，由采购部与供应商签订正式的物料购销合同。 3.物料购销合同应按照规定的审批权限，经各级领导审核同意后，才能加盖合同专用章。 （五）交货期控制 采购员应根据物料购销合同的内容，及时与供货商进行沟通，以保证物料的及时供应。如果未能按期交货，采购部应尽快与物资需求部门会商对策，并写明原因，报分管领导及时处理，以免影响生产进度。 （六）采购物料验收 采购物料到厂后，由采购员和仓管员根据供应商的《送货清单》与购销合同上的名称、型号/规格/材质、单位、数量等资料进行核对，对于核对无误且无需进行质量检验的物料，经采购员和仓管员验收合格后，由仓管员依照定置管理进行归位摆放，对于验收不合格需退货的，应立即办理退货手续。 对于需要进行质量检验的，仓储部门应及时通知质检部，质检员按照质量检验的有关规定检验合格后，填写“进料质量检验记录表”，发至采购部和仓储部门作为进料验收的依据。 （七）质量问题处理 经质检员检验，若采购的物料不符合合同约定的质量标准，质检部应及时通知采购部，采购部应尽快与供应商联系，妥善处理，如：办理退换货、降价或索赔等。所有问题处理完毕后，由采购部填写《采购质量问题处理报告表》，报公司分管领导。 （八）采购费用报销 1.审核结算单据。财务部应对物料采购业务的发票、运单、检验报告单、入库单、采购计划、付款条件等进行严格审核，审核无误后，依据购销合同约定的付款周期填写《付款申请单》，经公司分管领导批准后，办理货款结算手续。 2.货款结算。公司原则上不支付现金，对于确需要支付现金的，必须经财务部负责人审批。应选择最有利的付款条件，如：优先支付银行承兑汇票等。对于预付货款或延期付款的，财务部应指定专人定期与供应商对账，确保双方账目核对相符，若发现问题应及时处理。 四、实行供应商准入制度 建立合格供应商名单，只有符合条件的供应商才能进入采购询价范围。对于重点材料的供应商必须经质检、采购、财务等部门联合考核，如有必要，可进行实地考察。供应商名单应及时更新，妥善保存。 五、建立价格评价体系 采购部应建立采购价格档案，实际采购价格一般