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常用公文写作规范之会议纪要与对外公函 一、会议纪要的定义和作用 会议纪要是记录会议内容和决策结果的文件，是对会议进行回顾和总结的重要工具。会议纪要的主要作用包括： 传达信息：会议纪要将会议讨论的重点、决策结果、分工等要点记录下来，并适当梳理，便于后续参与者及时了解会议内容和进展。 提供参考：会议纪要可以作为后续工作的参考，帮助参与者回顾会议的讨论内容，明确各方责任和工作要求。 确定决策：会议纪要是决策结果的官方记载，对于可能产生争议的问题，会议纪要是权威依据，有利于明确责任和解决问题。 二、会议纪要的写作要素 会议纪要的写作要素包括： 会议基本信息：包括会议主题、时间、地点、参会人员、主持人等基本信息的简要介绍。 会议目的和背景：说明召开会议的目的和背景，梳理会议的起因和重要性。 主要内容和讨论：简洁、明确地记录会议的主要内容和重要讨论点，可以使用列表、表格等方式归纳整理。 决策结果：将相关决策结果一一列举，并明确各项决策的执行时限和责任人。 分工安排：根据会议决策，明确各参会人员的具体分工和工作要求。 其他事项：记录会议中提出的其他事项，如下次会议时间、需要跟进的问题、进一步研究的内容等。 会议纪要的签署：会议纪要需要经会议主持人审阅并签署，确保会议纪要的准确性和权威性。 三、会议纪要的写作技巧 简洁明了：会议纪要要以简洁明了的方式记录会议内容，避免冗长的描述和重复的信息。 重点突出：会议纪要要突出会议的重点内容和决策结果，便于参与者快速了解会议的核心内容。 使用逻辑结构：按时间顺序或议题顺序组织会议纪要的内容，使纪要的结构清晰，便于查找和阅读。 避免主观评价：会议纪要要客观记录会议内容，避免添加个人意见和主观评价。 格式规范：会议纪要使用统一的格式，包括字体、字号、标题等，注明会议纪要的日期和编号。 四、对外公函的定义和要素 对外公函是机关、企事业单位向外界提出请求、表达意见或传达信息的正式文书，具有正式性和权威性。对外公函的要素包括： 发文机关信息：包括单位名称、地址、邮编、电话等联系方式，以及发文机关的公章。 收文单位信息：包括单位名称、地址、邮编等联系方式，以便对方收到公函后进行回复。 公函标题：简明扼要地概括公函的主题，突出重点。 正文内容：对公函的具体内容进行叙述，包括事实和理由等。 结尾致辞：表示对收件单位的敬意，表达期待回复或合作的愿望。 签名和日期：公函需要由发文机关负责人签署，并注明签署日期。 五、对外公函的写作技巧 明确主题：对外公函的标题要简明扼要地概括主题，让收件人一目了然。 逻辑清晰：对外公函的正文内容要逻辑清晰，从事实出发，提出请求或表达意见，支持材料需要具备说服力。 用词准确：对外公函的用词要准确、规范，避免使用难懂的专业术语，确保表达清晰易懂。 注意格式：对外公函要注重格式规范，使用统一的信头和公章，保证文档正式性和权威性。 正式用语：对外公函要使用正式的称呼和礼貌用语，表达真诚和尊重。 结语 会议纪要和对外公函都是重要的公文写作形式，对于提高工作效率和沟通效果至关重要。通过遵循常用公文写作规范和技巧，可以更好地撰写出规范、清晰、具有权威性的文档。