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进货业务流程 1.1业务说明 签署进货合同之后，采买员通知库房部门准备收货。库房部门根据进货合同或许收货通知单对所收货物进行初步查对，并通知质检部门对货物进行品质查验。质检合格的货物由库房部门选择合适的货位入库，并将收货信息反应给采买员。如果质检不合格，则选择拒收、退货或是代管等方案进行办理。收货之后，采买员根据库房部门的收货信息和与供给商签署 的合同最终确定这笔进货业务（主假如确定该笔进货的价钱），然后库房部门和财务部门分别记保留帐和商品帐。 1.2名词解释 首营对象：在历史中没有进行过业务往来的供给商、厂家、销售客户、货物等业务对象。 新供给商：采买员在采买货物时，发现的能降低公司采买成本的新的供给商。 新厂家：采买员在采买货物时，发现某一经营品种有新有质优价廉的生产厂家。 新货物：采买员在采买货物时，发现的新品规和新厂家的货物。 首营有关资料：药品生产批文、质量标准、药检报告，证书与注册商标复印件、物价资料、药品包装、标签、说明书、样品、公司证照、法人授权委托书等。如果是入口药品还要提供口岸查验报告、入口药品注册证等。 进货合同：合同分为书面合同、电话合同、口头合同样，在应用业务系统后，有二套合同：一套为物理形式存档用的书面合同，一套是计算机中的电子形式的合同。在计算机系统中履行后的合同能够被后续的业务进行部分或全部数据的引用。货先：指货先到，进货发票未到或先不与供给商结算的进货业务。 款先：指对方先开发票，我方付货款后才到货的进货业务。 收货：库房对来货的接收，但不作为入库的依据。 代管：关于质量不合要求的来货或是不能确定根源的货物，库房暂时代为保留，所有权还不是库房的。 收货办理方案：库房收货的根源有进货、销售退货、误收等，相应付收货的办理方式也各不相同：分进货、销退、代管或不确定。这种库房对来货的办理方式即为“收货办理方案”。 暂估入库：在未收到供给商开具的正式进货发票前，不能切实确定进货的价钱（成本）， 此时以一个估计的购进价钱入库用为货物入库成本。 入库记保留帐：库房保留员根据实际的来货和已填写的《入库单》，确定货物的仓房货物 寄存地点，增加保留帐商品的库存数量。 1.3流程图 LC-1-03______进货业务流程 版本号:1.0 配送中心 采买中心 结算中心 岗位人员 拟订进货 合同流程 由合同生成收 采买员 货通知单 收货通 知单 库房收货并核 对 收货人员 收货单 库房质检 质检员 查收单 否 选择其他收货 是否合格 方案进行办理 是 填写进货单 进货单 入库单 采买员 货位优化并入 保留人员 库 进货记采买帐 成本会计 和存货帐 入库记保留帐 保留人员 进货结算 付款流程 1.4流程图说明 按照GSP规定，所有进货业务都必须始于合同，所以，进货业务流程从制订进货合同开 始。 进货合同制订之后（此时，合同的状态为“已签”），系统从合同自动生成收货通知单， 并在合同中显示已经正确的生成了收货通知单。如果因为某些原因要改正合同，拥有该权限 的人员要首先将合同的状态改为“未签”，此时，该收货通知单被系统自动作废，当合同改正结束、状态变为“已签”的时候，系统依据新合同再自动生成一张“收货通知单”。生成的收货通知单能够在系统提供的“收货通知单管理”功能中查问出来。自然，采买员也能够在“收货通知单管理”功能中手工录入一张通知单，通知配送中心库房部门保留员准备收货。 库房部门收到货物之后，先根据送货人员出具的送货单在“收货通知单管理”功能中查问出相应的收货通知单，并对货物的数量、外观等进行初步查对。之后，收货人员进入系统提供的“收货管理”功能，利用“勾兑收货通知单”操作勾兑相应的收货通知单，在对其中 的信息进行适合的改正后保留（此时该收货单的状态为“临时”），并打印送检单（即临时的收货单）交质检部门进行质量查验。 质检部门查验合格后，进入“收货管理”功能，根据查收结果对该收货单进行相应的修 改，并经过“确定”操作将该收货单的状态更改加“确定”；若查验不合格，则按照其余收货办理方案来办理。 关于确定后的收货，库房部门要将货物入库。货位优化功能是根据货物的分类和货位的分类对本批购进货物的寄存货位进行自动优化，并将优化之后的货位作为缺省货位信息提供给保留人员，保留人员能够根据实际情况对货物实际摆放的货位进行调整，并将货物放入调整后的货位。 同时，采买员获得确定后的收货单，即可进入系统提供的“进货单管理”功能中，利用“由进货合同生成进货单”、“由收货单生成进货单”或“勾兑进货合同”等操作来填写进货单。进货单上的进货价钱信息是从进货合同上获得的，而数量信息是从收货单上获得的。采买员保留进货单，意味着这一笔进货业务被最终确定了下来。同时，系统根据该进货单自动生成入库单和进货类传票，作为库房和财务分别记保留帐和商品帐的依据。 库