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工程专题协调会方案 一、背景 近年来工程项目越来越复杂，涉及的领域也越来越广泛。项目中涉及的各方面人员来自不同的部门，分别从事各自领域的工作。然而，在项目中存在多个子系统、多方参与、进度密集等问题，因此，项目开展过程中需要定期召开专题协调会议，对项目的进展、存在的问题、解决策略等进行沟通和交流，协调各参与方的利益，推动项目圆满完成。 二、目的 本方案的目的主要是为了推动工程项目的顺利开展，通过协调会议，达到以下目标： 及时发现项目问题和症结，及时调整项目方案； 沟通交流，促进各参与方之间的沟通协作； 记录项目进展情况，为项目后期的决策提供参考； 加快项目进程，保证项目按期完成。 三、组织方式 工程专题协调会议采用定期召开的方式，由项目负责人或协调委员会主持召开。具体包括以下组织方式： 1. 会议主持 工程专题协调会议的主持者主要负责组织会议的开展，维护会议的进程和纪律。主持者需要听取各参与方的发言，关注各方面的意见和建议，掌握各方面的情况，并对问题进行汇总和整理。 2. 会议纪要 会议纪要是协调会议的重要组成部分，会议纪要的主要作用是记录会议的议题、内容、决策意见以及相关的跟进措施。会议纪要需要及时统计各方提交的资料，整理后形成文档，以备查阅和复查。 3. 与会人员 工程专题协调会议需要邀请到与会人员，以保证会议的有效性。与会人员需要根据工作职责进行选择，主要包括: 项目经理、技术负责人、实施人员等； 项目组成员、外部技术专家、咨询顾问等； 相关部门的领导和工作人员。 4. 会议形式 工程专题协调会议采用现场会议和远程视频会议两种形式。具体来说： (1) 现场会议 我们可以在公司的大会议室或者是现场建设地点召开会议，并针对实际情况进行调整，以确保会议效果和效率。现场会议需要准备好相应的规划和设备，如投影仪、音响等，以便于会议展开。 (2) 远程视频会议 针对分散在不同地点的工程项目，可以通过远程视频会议的方式进行协调。远程视频会议需要提前安排好地点，在交通状况复杂、时效性强的情况下节省了交通成本和时间开销。 四、会议议程 工程专题协调会议的议程需要根据实际情况进行调整和安排，以保证会议的针对性和实效性。会议议程包括以下内容： 1. 召开时间 协调会议召开时间应当提前通知各方参与方，并安排合适的时间，以保证会议的开展效果和参与度。 2. 会议主题 根据项目进展情况和问题，确定会议的主题，如项目进展情况、问题解决、风险控制、人员安排等。 3. 会议方案 针对不同的议题和问题，提出合适的方案和措施，以便于协调会议的顺利开展。 4. 会议跟进 针对会议议题和方案，制定跟进计划，跟踪各方面的实施情况，确保会议议题得到解决和跟进。 五、总结 作为工程项目管理中的重要组成部分，工程专题协调会议是确保项目顺利开展的重要途径。通过协调会议，及时发现和解决问题，促进各方之间的协作和协调，为项目的进展和圆满完成提供有力的保障。本文档针对工程专题协调会议的背景、目的、组织方式、会议议程等方面进行了详细的介绍和说明，希望能对工程项目中的协调会议提供一定的参考和指导。