写字楼保洁服务项目档案管理方案.docxVIP

1 写字楼保洁服务项目档案管理方案 目 录 第一节 档案管理的重要性 2 一、档案在企业经营过程中发挥的作用 2 二、做好档案管理工作 4 三、健全制度 4 四、与时俱进，实现管理现代化 5 五、提高档案全面质量管理的方法 6 六、档案管理工作重要的意义 7 第二节 档案管理制度 8 一、档案人员岗位责任制 8 二、档案保管制度 10 三、档案复制制度 11 四、档案查借阅制度 11 五、档案库房管理制度 12 六、档案立卷归档制度 12 七、文书材料归档制度 14 八、档案移交制度 16 第三节 档案管理内容 17 一、写字楼保洁档案管理制度的制定 17 二、档案资料管理工作内容及要求 19 三、档案资料过程管理 19 四、档案资料管理的要点 21 第四节 档案人员岗位职责 22 五、联系购置配备必要的工具、装具设施 23 第五节 档案安全保密制度 24 二、档案人员必须严格执行各项规章制度，认真履行各项程序 24 六、未经允许任何人不得私自销毁档案 24 九、电子档案的安全保密参照上级有关规定执行 25 2 第 一 节档案管理的重要性 随着我国社会经济的不断发展，档案工作越来越重要。 档案工作是在各项工作中形成的，具有保存考究价值的资料， 是对工作的记录及考察的凭证。档案为经济建设服务，这是 勿庸置疑的。我们不能狭隘地与获得多少经济效益划等号。 档案的保存和管理目的不是为了谋求利益，而是为了方便、 造福于人类，效益最终大多表现为社会效益。档案质量是档 案的生命线，档案质量的好坏直接影响其效用。 然而工作需要相应的资料做好整、建立健全、完善档案 基础设施设备、健全档案工作制度。我们每个从事档案管理 工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想，使档案质量 不断提高。 一、档案在企业经营过程中发挥的作用 (一)行政方面的作用 3 档案是企业行政工作的工具之一，企业任何的出台，都 是建立在原有管理系统的基础上，充分发挥档案的作用有助 于计划和决策的科学化，有利于提高工作效率和管理水平。 (二)项目运营方面的作用 档案是公司活动的记录，具有凭证和参考作用。项目管 理的各个环节都会产生相应记录，公司品质管理，项目的达 标创优工作，都是建立在项目档案整理和分析的基础上，档 案整理与运营工作相互促进，才能不断提升项目的管理水平 和盈利能力。 (三)文化方面作用 档案与企业文化紧密相连，档案是企业发展的真实记录 和见证，档案是企业文化的重要组成部分。通过企业的档案 我们能够了解到企业的成长历程，企业的核心价值观，文化 氛围等。 (四)法律方面作用 档案室当时、当地和当事人在业务活动中形成的原始记 录，真实可靠，是令人信服的真凭实据。能够保护企业、员 工、参会者合法权益不收侵害，明确各方面的责任，减少不 必要的纠纷。 (五)培训方面的作用 档案是一种重要的资源，其真实性和原始记录性，具有 不可抗拒的说服力和感染力， 一个个真实的案例可以提高培 训的效率和效果。 4 二、 做好档案管理工作 档案利用是档案管理最为基本的工作，档案利用对于整 个社会的发展是不可或缺的，是社会的信启。首先，要对档 案进行收集、整理、鉴定和保管的工作，然后对档案的管理 系统进行操作、检索和维护，使得档案利用工作的需求得以 满足；其次，重视档案的保管，可以做到在档案被需要的时 候可以提供出来；最后，要对重要的档案进行复印或者微缩， 可以成为档案原件的替代品，避免原件被损坏。档案的管理 不仅仅停留在管理好的层面上，还要与时俱进，顺应社会的 发展，找出合适的方式方法，在此基础上对档案利用的水平 进行提高，充分的发挥档案自身的作用和社会价值。 由于档案室在公司中是比较独立的一个部门，档案管理 方法的一直比较传统，使得我们在工作中的视野、思维和思 路容易受到影响和制约。要实现思想观念上的转变，需要大 力倡导开拓创新精神，推进档案工作创新的氛围。总结档案 工作好的经验，准确把握档案工作特点和规律，用新观念新 思路做好档案管理工作。 三、 健全制度 不断把关，努力把好档案材料的收集关。要结合公司自 身的管理体制、协调各部门，做好档案收集工作的基础工作。 积极主动、全面、保量、保质、保密。档案管理人员在收集 工作中，还必须针对工作的实际情况，与各部门经常保持联 系，对于收集工作，做到随时收集和定期收集相结合，防止 和减少档案材料的流失。这样不仅对档案的收集范围扩大了， 5 还促进了收集工作的开展。只有做好案卷的收集工作，才能 提高案卷的质量。 四、 与时俱进，实现管理