受控文件管理规定.doc

4 管 理 文 件 受控文件管理规定 1 目的 为规范受控文件的发放、使用、回收、作废等过程，防止作废文件的非预期使用，特制定本规定。 2 适用范围 适用于公司内部使用的工艺规范、操作规程、检验规程、程序文件、管理文件，以及各部门制定的内部使用的文件。 3职责 3.1 质检部负责各类工艺规范、操作规程、检验规程的归口管理； 3.2 总经理办公室负责各类管理文件及相关外来文件的归口管理； 3.3 各部门负责本部门内部使用的各类文件、合同的管理。 3.4 生产部负责原粮供方合同、运输协议、设备采购合同文件进行管理。 4管理要求 4.1受控文件的发放 4.1.1 各类受控文件在经过规定流程要求的审核、批准后由归口部门负责发放。 4.1.2受控文件发放前应在文件首页上加盖红色“受控文件”章，填写分发号和发放日期。每种工艺规范的第一页上加盖蓝色“生产用图”或“试制”章和发放日期。 4.1.3 受控文件分发号应严格执行下表的规定： 序号 文件接收部门/人 分发号 序号 文件接收部门/人 分发号 1 存档 0 9 品牌推广部 008 2 总经理 001 10 质检部 009 3 总经理办公室 002 11 仓储部 010 4 副总经理 003 12 后勤保卫部 011 5 财务总监 004 13 生产部 012 6 营销总监 005 14 配送部 013 7 外埠销售部 006 15 财务部 014 8 销售部 007 16 人力资源部 015 4.1.4 受控文件发放时由文件归口部门填写“文件资料发放处置单”，由接收人 签字接收。接收人的签字应与文件分发号相对应。 4.2 受控文件的保管与使用 4.2.1 各部门应由专人负责管理本部门使用的各类受控文件。其职责包括修订本部门“受控文件清单”；妥善整理、装订和保管；借阅时进行登记并及时回收；文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等。 4.2.2 受控文件应妥善使用，不应破损或丢失。若不慎丢失，应及时向文件归口部门申请补发。 4.3 受控文件的复制 4.3.1 使用部门因工作原因需要复制受控文件时，应向文件归口部门提出申请，由文件归口部门复制，各部门不应擅自复制。 4.3.2 所有复制的受控文件一律在首页加盖红色“受控”章。 4.3.3 复制的受控文件也应填写分发号和发放日期。分发号的填写方式为“部门文件分发号—序号（两位）”，发放日期为复制后实际发放的日期。 4.3.4 复制的受控文件发放时由文件归口部门在该文件的“文件资料发放处置单”上进行登记，由接收人签字。 4.4 受控文件的更改与收回 4.4.1受控文件由文件归口部门根据需要进行更改。需换页的更改文件的发放范围按原文件的“文件资料发放处置单”的登记确定，其余按4.3条款的有关规定执行。 4.4.2 受控文件更改后，换页后的原文件即为作废文件。作废文件应由文件归口部门及时收回并加盖“作废”章。 4.4.3人员离职、部门合并或撤消的，原分发的受控文件应由文件归口部门及时收回。 4.4.4文件收回时由文件归口部门填写“文件回收处置单”，由交、收双方签字。 4.4.5 作废文件收回后由文件归口部门单独存放并标识，待积存到一定数量时申请一次性销毁。 4.5 电子版受控文件的管理 4.5.1 在公司内部局域网和网站上公布的受控文件 4.5.2 文件归口部门应对电子版的受控文件及时更新，避免因更新不及时而带来的混乱。 4.6提供给客户使用的文件的管理 4.6.1销售部应要求客户方建立相应的文件管理办法，对我方提供的文件严格按受控文件要求进行控制。 4.6.2销售部应以每一客户为单位建立文件发放档案，填写“文件资料发放处置单”，文件发放后应要求对方确认并登记。 4.6.3客户对我方提供的文件如需复制，应填写该单位的“发放记录”并回传至我方进行确认。 4.6.4凡我方更改的文件，应及时收回原文件并填写该单位的“回收记录”，回传至我方进行确认。 4.6.5销售部应将所填写的以每一供方为单位的“文件资料发放处置单”，以及收到的“发放记录”、“回收记录”一起建立供方档案，妥善保管。 5 相关文件 6 记录 a)文件资料发放处置单 (格式见附录1) 附录1 作废文件回收处置单 编号： 序号 文件名称及编号 分发号 部门 份数 页数 交回人 收回人 备注