新能源公司设备文档管理细则培训.ppt

第一条 目的 为规范新能源控股有限公司（以下简称“公司”）风电场、水电站、光伏电站等所使用重大设备的文件及档案（以下简称“设备文档”）管理工作，结合电站实际情况，特制定本制度。 第二条 编制依据 《风电发电企业科技文件归档与整理范围》（NB/T31021-2012） 《光伏发电项目文件归档与档案整理规范》（国家能源局征求意见稿） 《水电企业档案分类表(6-9大类)》 第三条 适用范围 本规程适用于公司工程事业部、运维事业部、国际事业部及各区域分公司。 第一章 总 则 第二章 职 责 第四条 行政与企业文化部 公司文档工作归口管理部门，负责制定设备文档管理制度，负责对公司设备文档管理工作进行监督、指导。 第五条 工程事业部 （一）对工程建设期内采购设备文档的完整性、准确性、系统性负责； （二）参加设备的开箱验收，并在验收时进行设备出厂资料的收集、整理及保管； （三）负责现场设备资料的扫描、复制件分发，其他参建公司和项目部人员如需利用原件，应履行借阅登记手续； （四）按时向电力生产机构移交工程建设期采购设备的文档； （五）接受行政与企业文化部的监督、指导。 第六条 运维事业部 （一）对生产运维期间采购设备文档的完整性、准确性、系统性负责； （二）负责收集、整理、保管电站生产运维过程中形成或接收的设备文档； （三）负责接收、保管工程事业部移交的设备文档； （四）接受公司行政与企业文化部的监督、指导。 第七条 国际事业部 （一）对境外电力生产机构的设备文档的完整性、准确性、系统性负责； （二）对境外电力生产机构设备文档工作进行监督、指导； （三）接受公司行政与企业文化部的监督、指导。 第八条 区域分公司 负责对管辖区域内的设备文档管理工作进行监督、指导。 第九条 投资并购部 负责在设备采购合同中，约定设备供应商应归档设备文件的范围、归档时间、归档文件质量与数量等要求，并将文件归档与合同款项支付挂钩。 第三章 归 档 第十条 归档 （一）归档范围 1、反映设备设计、制造、生产、监造、运输、进场、防护等的有保存价值的文件； 2、设备开箱验收记录及设备出厂资料应包含设备装箱单、零部件清单、出厂质量证明、实（试）验报告、监测报告、合同要求的工程验收第三方检验报告、合格证、使用说明书、技术文件及图纸、安装手册、维修售后卡等； 3、太阳能、风电与水电电站所使用的设备的文件归档清单见附件1-3，其他电站或工程、生产机构可参考附件1-3确认归档清单。 （二）归档时间 1、工程建设期采购的设备 其出厂文件应在开箱验收当天归档，其监造、防护等文件应随建设项目基建竣工档案一并在转生产验收后的三个月内归档。 2、运维生产期采购的设备 其出厂文件应在开箱验收当天归档，其监造、防护等文件应在相应工作完成后30日内归档。 （三）归档质量与数量要求 1、归档的文件材料应真实反映设备管理过程，保证其真实性、完整性、准确性、系统性； 2、归档的文件应清晰，制成材料应有利于长期保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)标准的质量要求。 3、归档文件材料应是原件，保证书面材料整洁、完整无缺。 4、归档数量要求：出厂文件按照设备采购合同中约定，其他设备文件至少提供一套原件、一套复印件与两套电子版，电子版应存储在光盘中，光盘制作要求见《公司声像档案管理细则》（第1版）。同一工程的设备档案与基建竣工档案可存入一张光盘。 5、归档时应填写两份文件移交清册（见附录4），并附案卷目录（附录5）及全引目录，双方清点、核对，确认文档实体无误，双方在移交清册上签字，各保留一份，作为文档交接凭证。 * 第四章 整 理（系统性） 第十一条 分类 1、立档单位应遵循设备文档形成特点，对归档文件进行科学分类，保持其有机联系和成套性。 2、按设备类别-单台设备两级分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。详见附件1-3。 第十二条 排序 1、归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。 2、同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。 3、成套性文件可集中排列，顺序按文件的重要程度排列。 第十三条 组卷 同一设备不同阶段的文件应分别组卷，同一阶段文件数量较多时，可以设备零部件为单位组卷，或按事由、文件类型等组卷。 * 第十四条 编页码 以独立的案卷为一个单位，除封皮、目录、备考表外的整卷归档有效页面上，逐页使用打码机从1开始编制流水号页码，页码加盖在文件正面右下角或背面左下角的空白位置。文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。 第十五条 编目 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，