科技文件管理和科技档案管理.pptx

档 案 业 务 知 识 培 训 班 ;科技文件和科技档案的概念;科技文件与科技档案的关系;科技档案是对国家和社会具有保存价值的科技文件材料，并非所有在科技、生产活动中形成的文件材料都具有保存价值。 没有保存价值的文件不需要归档。 有没有保存价值是科技文件材料能否转化为科技档案的基本条件。;科技档案和其他档案的区别;科技档案与科技资料的区别;第四章　　科技文件管理;第一节　　科技文件的概念、 特点、作用及类型;二、科技文件的特点：;４.通用性：标准化工作的不断发展奠定了科技文件通用性的基础。科技文件在行业专业间的交流、借鉴和使用，充分体现了科技文件的通用性特点。 ５.现实性：是指科技文件从科技生产活动的开始到结束，自始至终都发挥着作用。 ;三、科技文件的作用;四、科技文件的基本类型：;３. 其他形式的科技文件：配套目录、图样目录、设计变更通知单、工艺卡片、设备保养维修事故记录卡（单）、工程验收单、材料试验单等。 ４. 非纸制载体的科技文件：电子文件和声像文件。 ;第二节　　科技文件编制;一、科技文件编号;（一）编号的要求;３. 应编制科技文件编号方案。 ４. 科技文件的编号由代字和代号组成，代字为汉语拼音字母，代号为阿拉伯数字。;（二）科技文件编号方法;产品隶属编号法; K528 .1 — 002 产品型号 结构组成部分 零件序号 代号（部件号） T36 — 3 .2 .1 — 002 产品型号 结构组成部分代号 零件序号 （部件号） 一级 二级 三级 ;工程结构编号法; 2001 — S .J — 002 工程项目代号 设计阶段 专业（结构） 顺序号 （施工图设 代号 计）代号 工程代号 结构组成部分代号 2010 .23 . S .J — 001 工程项目代号 单项工程代号 同 上 顺序号 结构组成 工 程 代 号 部分代号;（三）科技文件编号与科技档案 编号的区别和联系;联系： 科技文件编号是编制科技档案号的基础，科技档案编号可利用科技文件编号的一部分；另一方面，工程技术人员较熟悉科技文件的编号，在利用科技档案时一般通过科技文件编号查寻。 ;二、科技文件更改方法;3. 更改原则 4. 更改方法 5. 填写科技文件更改单;三、科技文件审签程序;四.科技文件管理措施;四同步： １.下达计划任务同时提出文件材料的归档要求； ２.检查计划进度同时检查文件材料形成情 况； ３.评审鉴定成果同时验收鉴定文件材料的完整、准确、系统情况； ４.上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核时，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。 ;;（四）科技部门应从归档的角度对科技文件标准的执行情况进行监督、检查;第三节 科技文件整理;一、科技文件的鉴别;二、科技文件的立卷;（一）复制图的折叠：;（二）组织立卷;;２.组卷方法;（4）组卷中经常遇到的问题和解决方法;（三）卷内文件的排列;;三.科技文件案卷编目;（一）编写页号;（二）填写卷内目录;;;（三）填写卷内备考表;;（四）案卷封面的编制;;;四.案卷装订的要求 ;档号章样式;第四节 科技文件归档;建立科技文件归档制度;科技文件的归档范围;（二）确定归档范围的基本方法;（三）几种主要科技文件的归档范围 １.科研项目文件的归档范围，包括五个方面： 科研准备阶段； 研究试验阶段； 总结鉴定验收阶段； 成果和奖励申报阶段； 推广应用阶段。 ;２.基建项目文件的归档范围，包括十个方面： 可行性研究的文件