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文件管理办法 第一条 目的 为加强文件的统一管理，保证公司各类文件管理有章可循，在收文、发文、传阅、借阅、翻印、存放、清退、销毁、立卷归档时规范有序，特制定本管理办法。 第二条 种类 一、就文件来源来说，文件可分为三大类:一大类是收进的文件;一大类是发出的文件;一大类是公司内部的文件。 二、常见文件种类有:法律、法规、条例、准则、决议、决定、规定、纪要、记录、简报、章程、大事记、请示、批复、批转、批示、指示、命令、指令、通知、通报、报告、通告、公告、布告、公函、信函等。 第三条 原则 文件在收文、发文、传阅、借阅、翻印、存放、清退、销毁、立卷归档时，坚持“谁经手、谁负责”与“谁保管、谁负责”的管理原则，严格按程序执行，若有违反，公司将给予行政处分或经济处罚。 第四条 收文 一、收文处理一般包括登记、拟办、批办、分发、催办、办结、立卷归档等程序。 二、上级发来的文件和注有密级的资料以及平级发来的文件，均由行政人事部文员统一签收、登记、呈阅、分发，并按不同类别进行分类。 三、凡需办理的公文，应先送行政人事部经理签批意见，再分送给相关部门办理或相关领导阅批后办理;行政人事部经理在签批公文时， 1 认为无需送相关领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接签批相关部门阅办。 四、行政人事部文员对领导批示的公文和本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压和漏办。 五、公司领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交行政人事部文员立卷归档。 第五条 发文 一、发文处理一般包括拟稿、审核、签发、用印、登记、发放、立卷归档等程序。 一、各类下发文件由行政人事部文员根据文件类别统一登记、编号。 二、行政人事部编制文件需要下达的部门、份数和执行时间，发给各部门和子公司负责人签收。 三、行政人事部文员要做好文件的发放登记工作，明确发文时间、签收人。 第六条 传阅 一、建立传阅文件管理责任制。 需传阅文件交行政人事部，由行政人事部文员负责文件的传阅工作。 二、掌握文件流向。 行政人事部文员要对文件的传阅进行跟踪管理，掌握文件流向，了解文件的传阅情况，防止文件积压、丢失。 三、做好传阅文件的登记工作。 行政人事部文员对传阅文件实行登记，保证文件安全。 2 四、及时催阅。 行政人事部文员要催促文件传阅速度，防止文件的延误办理。 五、文件传阅和办理完毕后，由承办人将文件及时送档案室建档。 第七条 借阅 档案管理员在文件借阅管理中，应严格按照公司规章制度办事，确保文件借出后有利于公司各项工作的正常开展，而不是危害公司。 一、借阅者在借阅期间对文件负责。 (一)保护文件，不得丢失、裁减和涂改，并按时退还。若有违犯，视情节轻重处罚50-500元/次。 (二)做好保密工作，不得翻印，不得转借他人，且绝密文件在指定地点阅读。若有违犯，视情节轻重处罚50-500元/次。 二、审批 (一)公司员工因工作需要借、查阅本人工作范围内的档案资料，须经本部门负责人和行政人事部经理审批;若借、查阅非本人工作范围内的档案资料须经分管领导或总经理批准。 (二)公司员工因工作需要借、查阅密级性文件，须经本部门负责人和行政人事部经理审批，报分管领导或总经理批准。 (三)外单位人员借阅文件时，须持有单位介绍信，并经公司分管领导或总经理批准方可外借，并办理登记手续。 三、登记 (一)借阅文件须履行登记手续。借阅时档案管理员与借阅者当面查清文件类别、份数，并明确归还时间，并在《文件借阅登记表》上签字。 3 (二)借阅文件退还时，根据《文件借阅登记表》检查、核对，无误后予以销帐。 四、催还 (一)对借阅文件在限定的时间内未归还者，应及时催退或办理续借，以防文件散失或影响他人借阅。 (二)对借阅文件在限定的时间内未归还者，每超过一天处罚5元。 第八条 翻印 一、翻印公司密级性文件须经部门负责人和行政人事部经理审核，报分管领导或总经理签字批准后方可翻印;翻印公司一般性文件可不用签字批准。 二、翻印的文件在报刊杂志、媒体上公开发表须行政人事部经理、分管领导或总经理批准。 三、翻印时须登记翻印部门、经办人、时间、份数等。 第九条 存放 一、加强档案室的管理。 为了文件安全，必须保证档案室是文件安全的存放处，定期对门窗的牢固性进行检查，注意防潮、防火、防蛀、防尘等。档案室的钥匙由档案管理员保管，负责文件的存放，确保档案室整齐有序。 二、对存放文件进行分类。 按文件的办理情况，可分为待办文件、办结文件进行存放;不需办理的作为阅知性文件进行存放。对分好类的文件按收文顺序排列。 三、档案管理员根据文件类别、密级程度，建立文件的索引、目录， 4 进行分类存放，以便查找。 第十条