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Word 档案分类管理制度 建筑公司档案分类管理说明 建筑工程公司档案分类管理说明 1文件档案的管理: 1.1 文件档案主要是指公司各种有价值的凭证信函,文字记录 和业内资料等内容。 1.2 公司各部门负责本部门归档文件材料的收集,保管,整理和 立卷,并定期交档案室集中管理。 1.3 归档的文件材料必需完好、精确、系统,文件书写和载体材 料必需耐保存,文件材料整理符合规范。 1.4 档案资料如因特别状况,需修改,复印,摘抄,涂改等,属绝 密或机密文件的必需由总经理审批,属隐秘文件的必需由公司主管领 导审批,各部门保密文件由各部门部长审批。 1.5 归档的文件档案以打印方式或手写方式形成,手写方式必 需使用钢笔或碳素笔。 1.6 文件档案纸张的规格以a4纸为标准,特别类型的纸张经整 理后到达210mm*297mm尺寸标准。 2 电子文档的管理: 2.1 收集、积累要求: ■记录了重要文件的主要修改正程,有查考价值的电子文件应 被保存。当正式文件是纸质时,假如保管部门已开头向计算机全文处 理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保 第 1 页 Word 存,否则可依据实际条件或需要,确定是否保存。 ■保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件 之间,互相保证精确、牢靠的标识关系。 ■在无纸化计算机办公或事物系统中产生的电子文件,应实 行更严格的平安措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必需随时 备份,存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保存的载体上,并对有存档 价值的电子文件制作纸质拷贝件保存。 ■用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格 式和属性。 ■用扫描仪等设备获得的图像电子文件,假如采纳非标准压缩 方法,则应将相关软件一并收集。 ■用计算机帮助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时必 需保证其对设备的依靠性,以及易修改性等问题,不行遗漏相关软件 和各种数据。 ■用视频设备获得的动态图象文件,收集时必需保证收集其压 缩 方法和软件;用音频设备获得的文件,收集时必需保证收集其属 性标识和相关软件。 ■由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种 以上的信息形式,收集时必需保证参数精确、数据完好。 ■通用软件产生的电子文件,收集时应留意收集其软件型号和 相关参数。专用软件产生的电子文件,收集时必需连同专用软件一并 第 2 页 Word 收集。 ■计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理 数据等应与电子文件一同收集。 2.2 收集、积累方法: ■准时根据要求制作电子文件备份。 ■每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。 ■电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。 ■电子文件登记表假如制成电子表格,应与备份文件一同保存, 并附有纸张打印件。 2.3 归档要求: ■把带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝至耐 久性的载体上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查阅使用。必要 时,复制第三套,异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上 述工作。 ■本标准推举采纳的载体按优先挨次分别是:只读光盘、一次写 光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存 的载体。 ■存储电子文件的载体或包装盒上必需贴有标签,标签内填写 编号、日期、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。 ■将相应的电子文件机读名目、相关软件、其它说明等一同归 档并附归档电子文件登记表。 ■需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读