会计师事务所-行政制度-办公室岗位责任制(1).docxVIP

办公室岗位责任制 为了保证行政管理工作正常有序进行，更好地为各业务部门服务，合理分配行政 人员资源配置，提高工作效率和质量，根据工作岗位现有情况，分工如下，望各岗位 工作人员根据分工要求认真做好本职工作。 办公室主任职责： 在主任会计师及合伙人的领导下，办公室主任责任行政支持的全面管理工作，对 各岗位工作进行指导和检查，确保日常行政工作顺利进行、及时将有关事项向主任会 计师及合伙人汇报。 负责办公室与各业务部等部门有关工作组织协调工作，监督、检查出具业务报告 程序、质量、文件的收发、公章及印章的使用、证照等资料的管理工作。 监督检查办公设备安全使用，办公区域环境卫生，防火防盗等工作清除不安全隐 患。 文印室职责： 负责业务报告文号的发放，报告格式的调整，报告的印制、装订工作，保证报告 的质量。负责办公设备（复印机、打印机、装订机、电脑等）的维护，耗材的采购以 及领导交办的临时工作。 在核实三级复核齐全并经质控部审查通过后方可由报告申请人在发文簿上登记， 并监督其将内容填写齐全，给予报告文号，接受报告电子文件，按照规定格式进行排 版、印制、装订，完成后送交办公室加盖印章，同时将电子文档保存好。 对于已出具的并需要修改的报告，修改后要重新命名保存，在新文档命名时应注 明修改日期，另行存储，不准覆盖原电子文档。 在报告出具的同时应填写好电子文号簿中相关内容，将电子文号簿设置密码并打 开共享，以便相关部门填写后续相关内容，电子号簿应每日在不同硬盘上做副本备份。 办公耗材的采购，应在物品选择上满足功能要求为准，尽量减少冗余，本着“开 源节流,勤俭节约”的宗旨，一定要做到在同等品牌，同等质量前提下“价比数家” 取报价低者。 在日常工作中应重视办公设备的维护，按照办公设备的操作规程正确使用，一旦 发现故障时，应及时报修，以防影响工作。 负责各种纸张的管理，注意回收废弃的复印纸，草拟的非正式报告，文件等，尽 可能利用废弃的复印纸复印，做到二次复印，以节约用纸。 打印员在工作中相互配合，相互合作，严禁相互推委，在完成出具报告后，每日 填写工作日志，交到办公室。 每日工作结束后，大家需整理一下工作环境，报告皮、纸张等码放整齐，切断办 公设备电源，保证安全用电，保持安全，和平，现代办公环境。 档案室职责： 为了加强业务档案管理工作，业务档案管理在妥善保管的前提下，应以实时动态， 便于调阅与分析为基本原则。 业务部门组织收集，整理档案内容，完成组卷工作后移交档案至档案管理部门。 检查业务部门移交的档案内容，报告三级复核记录是否签字，报告是否加盖公章。 注（评、税、造价）师是否签字盖章等，以起到事后控制作用，档案交接双方应签字。 档案部门根据要求，分配、各类档案目录，将接受的业务档案按统一编排顺序入 柜入库。 编辑、保存档案借阅记录，提醒需归还档案人员及时归还档案。 确定各类业务档案保管期限，定期统计保管期限到期的档案列出清单，提交合伙 人会议，申请销毁。 完成领导交办的临时工作。 文书职责： 负责文件收发管理，每日查看电子邮箱、信件（中注协、中评协、天津市财政局、 津注协、国资委等上级部门），收到有关文件、通知应及时请合伙人传阅、批示、归 档保存。 负责公司公章及专业人员有关印章的保管工作，对出具的业务报告、负责盖章， 对其他有关文件及对外提供的资料等，应填写用章表，在取得有关领导签字同意后， 方可盖章，并做好登记工作。 负责公司各种证照等有关资料的保管、年检工作，在管理过程中应分类存放，建 立目录，注明内容，在有关人员因工作需要借阅证照时，应由管理领导批示，并做好 登记工作。 负责业务报告日常报备工作，档案的报备工作根据需要应日常进行，避免年末突 击报备。 完成领导交办的临时工作。 前台接待员职责： 负责前台待人接物，信件、邮政快递、杂志的收发工作，在信件，邮件等发放过 程中，应做好登记，以备日后检查。 在接待访客时，要精神饱满，着装整洁，热情周到，和蔼可亲。 负责监督，检查前厅及会议室公共区域的环境卫生工作，发现问题及时通知保洁 员，同时避免在前厅区域大声喧哗，以保证安静的办公环境。 完成领导交办的临时工作。 后勤综合岗位职责： 负责事务所与大厦物业等部门有关工作的协调、沟通，保障日常工作正常运行。 负责事务所的安全保卫工作。 负责办公区域照明设备及其它办公设备的维护工作，负责用电、饮用水及电话等 费用的交纳及办公用品的采购等工作。在采购过程中要做到反复比较，取报价低者， 降低采购成本。 监督日常办公区域的环境清理工作，保障环境的清洁、整齐。 配合档案室、文印室的业务档案和业务报告的收集、装订工作。 其它临时性工作。 网络管理岗位职责： 负责网络应用、网站建设规划的制定，计算机、网络及通讯系统的维护，保障系 统安全运行。 指导文印室对办公设备进