三级秘书知识点归纳(超全哦!).docVIP

会前筹备 会议筹备方案的拟订 内容：1确定会议的主题和议题2名称3时间和地点(会场大小适中、交通方便、环境适合、附属设施齐全如：设备停车场、场租合理)4与会代表的组成5议程6所需的设备和工具7文件的范围以及文印或复制工作8住宿和餐饮安排9经费预算10会议的筹备机构与人员分工。（总指挥（或秘书长）整个活动的总负责、总协调；副总指挥（或副秘书长）协助总指挥，负责常务工作；宣传策划组 会议形式、发奖形式、奖品礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动策划；会务组 负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关物资、资料的准备，费用的预算、决算等；秘书组 会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT制作、会议资料的整理、汇编 1、1会议议程 主管副总经理主持2会议议题3会场设备和用品准备 公司前台秘书4会议材料准备 总经理办公室5会议服务工作 行政部综合协调 2、1会议召开办法2会议筹备工作3会议食宿4会议经费5开幕式拟请公司总裁讲话 作用：1确保会议的周密组织2服务质量和沟通协调到位3领导的意图得以贯彻执行。 电话会议：交流信息的特点1方便灵活，准备时间短，回复迅速，是电子通信会议中花费最少的，更能激发创造性思维，容易修正自己的观点2缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息3为了提高电话会议的效率可搭配使用其他通信方式4适用于分公司不远规模不大的企业 信息工作要求 1准确发出开会信息，说明是否设分会场，强调准时到会2认真发放会议书面信息材料3合理安排会场信息传输设备4按时接通电话5互相通报出席情况6做好会议记录7做好讲话准备 视频会议：特点1打破了空间的限制2节省时间、费用3实现了声音图像同时传送4交流效果好4适用于布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施5局限：初始准备时间较长，投入成本高，没用面对面的互动效果，交流不够深入广泛 信息工作要求1发出开会信息2分发文件信息资料3布置会场4设置与检查会场信息传输设备5做好会议信息准备6采用先集中后分散的形式7汇总情况信息远程会议筹备方案特点 1远程会议具有节省时间和金钱,使用录音带做永久记录,交流更加直接,简短的优点 2应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务,并提前一周与电信会议服务公司预约,明确提出自己的要求,并提前将会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等告诉服务公司3提前向客户发邀请并确认4会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者 5要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常摆放是否符合要求6会议主持人应做好会议进程的引导工作，提高座谈会的效率 会务机构分工的要求：会务机构分工主要指会议组织部门和人员落实。具体要求:1要根据会议的规模和类型组织人员队伍2会务机构要分工明确、责任到人3加强协调，定期沟通 制定程序1组建会议筹备委员会 2分成筹备小组3形成筹备方案 4领导审核方案 会务筹备情况检查 内容：1会议准备是否充分：会期、会议规模、与会人员名额分配）2会议期间能否排除各种干扰3环境条件与用品准备4文件材料的准备情况5会场布置情况的检查6会议保卫工作检查：制定了安全制度和操作规程，并张贴上墙；明确安全工作责任人和管理人，并张贴上墙；安全出口、疏散通道畅通，疏散指示标志、应急照明完好；设备线路；用火用电有无违章情况；消防设施（消防水泵、消防栓、灭火器材）；防窃听装置；防盗设施；安全重点部门的管理情况7其他。 原则：1全面周到，注重细节，逐项落实。2眼见为实，实地检验。 方法1听取会议筹备人员的汇报：侧重困难和问题；汇报时间正当；对薄弱环节及时调整加强；听取汇报的领导加强前期调查2会前现场检查:确保所有事项条理清晰，资料应使各种人都能读；注意气味；树立入场登记台；佩戴徽章名牌；准备接待休息室；安排接待、服务人员；远程会议加强对设备的检查 结果的形式:书面.口头.协调会 工作程序:开会检查的程序1会议筹备机构自我检查，以书面报告形式报领导小组 2会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知 3召开协调会并在会上现场解决问题 4会后对检查中发现的问题予以催办和落实.现场检查的程序1指定路线和确定重点并通知有关筹备部门2制作检查单3逐一现场核对并明确记录4对未达要求的整理出整改和修订意见并予以纠正 ※新闻发布会的注意事项1确定主题2选择发布良机3确定地点4落实邀请对象5确定主持人，发言人6、准备会议资料：发言稿、回答提纲、报道提纲。7预算会议所需费用：场租、交通费用、人员劳务费、茶点、礼品8、其他准备工作：会场布置、音响设备的调试、礼品的准备、工作人员的仪态举止训练等。 ※庆典活动组织工作重点1.前期调查研究2精心策划准备3舆论宣传工作4选择最佳时机5发放请柬，邀请嘉宾光临6安排接待服务人员7编