文件格式管理规定.docVIP

PAGE PAGE 3 一、文件格式管理规定 1.目的 为规范公司对内、对外的文件编写，确保文件格式的规范、统一、美观，特制定本规定。 2.适用范围与管理部门 适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等，其他文件一般用公司信笺印发，行政部为文件管理部门。 3.职责 3.1公司的文件由行政部起草，分管领导审核，董事长审批签发；负责修订、解释本制度。 3.2公司各部门的文件由各部门负责起草，分管领导审核，董事长签发。 4.编写要求 4.1 标题：标题是指标明某一公文主要内容的概括性名称。公文标题要准确、简要地概括公文的主要内容。完整的公文标题由发文机关名称、事由和公文文种三部分构成。采用宋体二号字，加粗，居中。 4.2 正文：公文正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。 书写位置：在标题下空一行，受文单位顶格书写，正文第一行空2格起书写。 4.3 附件：在正文结束后，另起一行空2格处起书写“附件：”，随后标明附件标题(加书名号)。采用仿宋体3号字。 附件内容另附文。如：“附件：《2007年度方针目标》”。 5.页面设置 5.1纸型要求：A4纸；纵向排版。 5.2页边距为左右各3cm ,上下各2.7cm 。 5.3页码置于右下角。 6文件装订 6.1应左侧装订，可采用骑马订或平订的方式，订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处。允许误差±4㎜。 二、公文格式管理规定 1.目的 为规范公司对内、对外的公文编写，确保文件格式的规范、统一、美观，特制定本规定。 2.适用范围 适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等，其他文件一般用公司信笺印发，行政部为文件管理部门。 3.职责 3.1 公司的文件由行政部起草：负责公司对内、对外公文的编写和发布，负责修订、解释本制度。 3.2 公司各部门的文件由各部门负责起草，由行政部根据工作需要和权限归属，负责内、对外公文发布。 4.编写要求 4.1 文头：采用宋体初号字，加粗。 文头:山东成友集团文件 4.2 发文字号：采用仿宋３号字(见下图)。 　　书写位置：在页眉处函头下仿宋３号字二行填写，居中 发文字号（简称文号）：由“集团部门代字+〔年份〕+序号”组成，用3号仿宋体居中排放，其中年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不可编为01）；，如“第”、“字”。 集团各事业中心文件字号设置 发文部门 发文字号 备注 成友集团 成友集〔2012〕1号 适用于以集团公司名义颁布的制度、规定、决定、决议、纪要、任免（经理级及以上人员的任免）等有关行文。 集团人资事业中心 成友人〔2012〕1号 适用于以集团人资事业中心名义颁布的有关行文和主管级及以下人员的任免。 集团财务事业中心 成友财〔2012〕1号 适用于以集团财务事业中心名义颁布的有关行文 集团运营事业中心 成友运〔2012〕1号 适用于集团运营事业中心颁布的有关行文 集团各事业中心、子公司 集团部门代字+〔年份〕+序号 适用于集团各事业中心、子公司颁布的有关行文 4.3 格式及要求： 4.3.1 标题：标题是指标明某一公文主要内容的概括性名称。公文标题要准确、简要地概括公文的主要内容。完整的公文标题由发文机关名称、事由和公文文种三部分构成。采用宋体二号字，加粗，居中。 4.2 正文：是发文的核心部分，正文由开头、主体、结语三个环节构成。开头交代发文的根据、目的和原因，说明文件的重要性，主体是交代发文事项和要求，应简明扼要、层次分明、文理通顺，注意内在的逻辑性、突出重点。结语因内容的不同而有所差异。有习惯用语式，如“特此通知”、“特此公告”，提出要求的，如“请遵照执行”、“请批示”、“请指示”等， 4.2.1上行文： a.不要求回复的，可用“特此报告，请审阅”等； b.要求批复的，可用“当否，请批示”等。 4.2.2平行文：可用“特此函告”、“此致敬礼”等。 4.2.3正文用3号仿宋体，正文版式为每页22行，每行28个字符。 4.2.4书写位置：在标题下空一行，受文单位顶格书写，正文第一行空2格起书写。 4.2.5正文中的数字用阿拉伯数字，计量单位的标注要符合国家标准和国际惯例，如：吨、公斤等，在正文中引用其它发文时应先引标题，后用括号标注发文字号。 4.2.6正文中小标题序号和字体规范： 标题等级 格式 字体 举例 一级标题 中文一加顿号 3号黑体 一、 二级标题 中文一加括号 3号楷体 （一） 三级标题 阿拉伯数字1加顿号 3号宋体 1、 四级标题 阿拉伯数字1加括号 不变体，同正文 4.3 附件：附件是随文而发的文件、材料，对正文起补充、说明和印证作用，附件因正文需要而设。在正文结束后，另起一行空2格处起书写“附件：”，随后标明附件标题(加书名号