事务书信的格式和写作要求.pdf

Word 事务书信的格式和写作要求 1.事务书信的格式 事务书信通常由下面七部分组成：信头、收信人名称地址、称 呼、正文、结尾套语、签字及其他。另外，有的事务书信还有以下项 目：投递说明、收件人或留意事项、事由、备查、抄送说明。 2.事务书信的写作要求 信头： 信头位于信纸的中上方，印有包括公司名称、地址、电话号码、 传真号、电报挂号，以及公司负责人的姓名等。信头的设计要美观、 简洁。 如临时打印信头，则寄信人的.名称和地址，应打在信纸的右上 角，位于日期上面。正式函件只在第一页信纸印上或打上信头，其他 续页可用空白信纸，只需写上页码、收信人名称及日期即可。 日期： 事务书信的日期不行漏写。日期应打在信头下四至六行的右方， 或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字，也不行用数字来代 表，必需完好地写出来。有两种写法：英式为19 〔th〕april，1995； 美式april 19，1995。英式写法日在先，月在后，而美式则相反。 如全部使用数字表示日期，简单引起误会，应避开使用。 收信人名称及地址： 信内名称地址仍应重写一次，并与信封上的收信人名称地址一 样。通常打在信纸的左边，低于日期二三行，也有打在信末端左边， 第 1 页 Word 在签名下约二至四行处。 收信人的单位名称如何排列，应严格按收信人所定的方式，出 于礼貌和精确性，切勿擅自更改。 敬语的用法及略写也有肯定习惯。比方，mr. 〔mister〕冠于男子姓氏前。messrs. 〔messiears〕是英语 mr. 的复数，相当于gentlemen，不含人名而冠以定冠词the的公司名称， 均不用messrs.在英国，如公司行号含人名时，多用messrs.。例如： messrs. lakekane＆ co.，ltd；mrs.为已婚女子，则在后面写其夫 姓，mrs.judd；miss为未婚女子，其复数为misses；dr. 〔doctor〕 冠于博士姓名前；rev 〔reverend〕用于神职人员姓名前，可加定冠 词the。另外还有某地长、内阁部长、议员、大使、法官姓名前用hon.， 总统、总经理、会长、高校校长的姓名前用pres，教授姓名前用prof. 信内地址写法，英美格式差异较大。美式写法：门牌号前没有 no.字样，后面也没有逗点。而英式写法则相反。如： mr. clark cooper no.8，queen victoria street london，e.c.2 england 注：e.c.2指伦敦东区2。 称谓： 事务书信中的称谓应是礼貌称呼。公文中常用较正式的礼貌称 第 2 页 Word 呼：sirs。公司行号等商业书信多用dear sirs，英国人在其后还要 加上逗号；美国人多数用gentleman称呼公司行号，但仅限于复数， 在其后用冒号，gentleman和dear gentleman根本不用。当收信人 只有职称而无姓名时，不能单独用单数sir，而要在sir前面加上dear， 即dear sir。也可写上姓，如 “dear sir lewes：”。 正文： 正文就是信的内容、主体。正文在称谓下两行开头，顶端书写 〔不像中文信要空两格〕；段落之间空双行。正文的文字不要太长， 尤其是头尾两段，肯定要简短一些。正文在打字时，一般纸占用信纸 的四分之三位置，两边及信纸上方要留有适当的边缘，下方的空白要 更大。左边边缘垂直整齐，右边则尽可能整齐。 第 3 页