文书档案案卷格式.docxVIP

文档仅供参考 PAGE 1 文书档案案卷格式（GB/T 9705-2008） ? 1 范围 本标准规定了文书档案案卷格式的基本内容，并对其构成和填写方法提出要求。 本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。 2 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 2.1 文书档案 反映党务、行政管理等活动的档案。 2.2 案卷 ??由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。 3 案卷卷皮格式 文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。 3.1 硬卷皮格式 3.1.1 硬卷皮外形尺寸 封面尺寸规格采用310mm×220mm。 封底尺寸同封面尺寸。 封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。 卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。 用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌（见附录A）。本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。 3.1.2 案卷封面项目 封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸（见附录B）。 3.1.3 封面项目的填写方法 3.1.3.1 全宗名称 全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。 3.1.3.2 类目名称 类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。 3.1.3.3 案卷题名 案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。 3.1.3.4 时间：卷内文件所属的起止年月。 3.1.3.5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。 3.1.3.6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。 3.1.3.7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。 3.1.3.8 档号的编制 封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。 全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。 目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。 案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。 3.1.4 卷脊项目 卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号、归档号，其排列格式尺寸（见附录C）。 3.2 软卷皮格式 使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。 3.2.1 软卷皮外形尺寸 软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为310mm×220mm的规格（见附录D）。 3.2.2 软卷皮封面项目 软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置（见附录D）。 3.2.3 软卷皮封二项目 软卷皮封二印制项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸（见附录E）。 软卷皮封二项目的填写方法同4.4卷内文件目录填写方法。 3.2.4 软卷皮封三项目 软卷皮封三项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置（见附录J）。 软卷皮封三项目的填写方法同5.3卷内备考表填写方法。 3.3 卷盒格式 3.3.1 卷盒外形尺寸 采用310mm×220mm(长×宽)，其高度可根据需要分别设置30、40或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒（见附录F 图F.1、图F.2、图F.3）。 3.3.2 卷盒封面和卷脊格式 卷盒封面为空白面。 卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。 其中起止卷号填写××-×卷，其余项目的填写方法同硬卷皮革是。各项目具体位置、尺寸（见附录G） 3.4 填写要求 填写案卷封面及卷脊时一律使用碳素墨水或蓝黑墨水字迹材料，字迹要求工整。 4. 卷内文件目录格式 4.1目录用纸幅面尺寸 采用国际标准A4型(即长×宽为297mm×210mm)。 4.2 页边与文字区尺寸 卷内目录用纸上白边(天头)宽20±0.5mm 卷内目录用纸下白边(地脚)宽15±0.5mm 卷内目录用纸左白边(订口)宽25±0.5mm 卷内目录用纸右白边(翻口)宽15±0.5mm（见附录H） 4.3 卷内文件目录项目 包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸（见附录H）。 4.4 卷内文件目录填写方法