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时间管理的陷阱分析

一.分析时间

每天留出时间进行回顾，调整优先次序，舍弃无效的工作

分解困难的任务，逐个击破

在上班的路上大致计划一下当天的工作

将工作日以30分钟进行分割

及时更新工作日志—记忆往往是不可靠的。

讨论：

如何排除办公室4大效率毒素？

小办公室排毒案例

办公室面积：14平方米

办公室人员：

主管1人

秘书1人

下属3人

办公设备：

文件柜、公用电脑、5张办公桌等

小办公室排毒案例（续）

主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰

秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通不会影响其他同事

下属：不受干扰的个人办公空间

效率专家挑错办公室

（图2）60分

错误1公共通道和私人空间交叉

错误2接待空间在办公室尽头

错误3秘书与主管座位离开太远

错误4电脑显示器朝向不对，造成反光

错误5办公室没有隔板，声音干扰严重

错误6适合安放办公桌的窗口位置被文件柜占据

效率专家挑错办公室

（图3）70分

错误1公共通道过长

错误2主管个人空间失去接待功能

办公室排毒DIY

自我检测问题：

我的办公桌为什么要放在这个位置？

我的工作空间和公共通道是否过近？

我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高？

我遭受的最主要的办公干扰来自哪里？

提出办公室改善建议。

二.时间管理的陷阱

猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里

不好意思拒绝别人

“反正时间还早”——拖延

文件满桌病

喋喋不休的“粥”

源源不断的信息

2.不好意思拒绝别人

——接受请托比拒绝更容易

——拒绝请托会触怒请托者从而

导致请托者报复

——我想做一个广受爱戴的人

——我不懂得如何拒绝

3．“反正时间还早”——拖延

帕金森定律

工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。

时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。

5．喋喋不休的“粥”

不分优先顺序打

没有充分准备就打重要

的谈话离题

与喜欢的人打，容易失去对时间的控制

6．源源不断的信息

纸张的形式：邮件、、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告

电子的形式：电子邮件、互联网

声音的形式：面谈、电视、广播、

1.要事第一

“大石头”理论与“二八”定律

ABC法则

办事的优先次序

并行工作法

2.以终为始

是必须要做的吗？

不完成会怎样？

是自己想要的吗？

和目标直接相关吗？

回报及收益高吗？

3.学会说“NO！”

6.指出拒绝的理由

7.拒绝的是请托而不是他

8.如有可能为他提供其他可行途径

9.切忌透过第三者来拒绝

5．有效、恰当地利用

选择打的时间

按照优先顺序打

清楚每个要讨论的要点

对于自己花在每个的时间，做到心中有数

6．筛选信息

迅速处理

妥善存放

没有保存价值的资料就销毁

时间管理矩阵图

·危机

·紧急的问题

·有限期的任务、会议

·准备事项

·准备事项

·预防工作

·价值观的澄清

·计划

·关系的建立

·真正的休闲充电

·授能自主管理

·干扰，一些电话

·一些信件、报告

·许多紧急事件

·许多凑热闹的活动

·细琐、忙碌的工作

·一些电话

·浪费时间的事

·“逃避性”活动

·无关紧要的信件

·看太多的电视

紧急

不紧急

重要

不重要

五、时间管理的工具

1．月历

2．行事历与甘特表

3．效率手册

4．商务通与订房卡

5．闹钟

6.其它工具

六.你的计划

确立目标

探寻达成目标之各种途径

转化为每周或每日之工作事

编排每周或每日的行事次序并执行之

定期检讨