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会议服务方案

一、需求确认

物业服务组织应建立适当的会务服务受理方式，并保证受理过程的流畅快捷。

物业服务组织在进行会务需求了解时，应针对本组织可以提供的会务服务内容，设计标准问卷以引导会议主办方更准确的提出会务需求。

物业服务组织应根据不断积累的会务服务需求更新标准问卷，并不定期举行培训，以确保会务服务人员同会议主办方沟通顺利并能准确收集会务服务需求信息。物业服务组织应对会务需求进行书面登记并与会议主办方确认。会务需求确认可参见附录B。

二、策划

物业服务组织应根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策划，形成实施方案，其中宜包含但不限于以下方面：

——职责分工；

——时间安排；

——场地安排；

——会务用品及硬件设施配备；

——突发事件应对措施；

——会议秩序及安全等。

三、会前准备

物业服务组织应将会务服务过程中可能涉及的服务内容进行细分，并制定相应的标准，以保证每项服务内容都能在合理范围内满足经确认的需求，会务服务中可能涉及的各项服务内容可包含但不限于以下方面：

——布置导引；

——布置签到；

——布置横幅与大背景；

——检查会议用桌、椅，主席台布置，座位格局和座次安排；

——布置台布；

——制作并摆放座席牌；

——摆放不同类型麦克风；

——摆放花卉；

——制作与佩戴胸花；

——提供纸笔；

——提供毛巾、纸巾；

——调试灯光；

——调试音响；

——调试投影；

——调试空调；

——准备茶具（水）；

——准备果盘；

——检查安全、消防设施及疏散通道；

——了解会议程序及个性化服务需求；

——备用物品：电源转换插座、万能充电器、插电板等。

根据会议主办方要求，确定会议主席台或会议台座次安排、会议横幅主题，物业服务组织应负责会场布置。会场布置完成后应由会议主办方对会前准备工作进行检查确认。

会场布置相关要求可参见附录C。

大型会议主席台座次的安排可参见附录D。

座谈会和小型会议的会议台座次的安排可参见附录E。

设备调试可参见附录F。

四、会中服务

物业服务组织应将会中服务涉及的内容进行细分，并制定相应的标准保证会务服务人员按要求提供服务。会中服务涉及的内容宜包含但不限于以下方面：

导引；

续茶、茶具的准备，续茶要求可参见附录G；

会场巡视；

会场、洗手间、通道保洁；

会议现场温度、灯光、音响等随时进行调节；

突发事件处理，突发事件处理程序可参见附录H；

咨询受理。

五、会后整理

（一）将会后整理内容进行细分，并制定相应标准。会后整理内容包含但不限于以下方面：

——回收可重复使用的用品，清点数量并记录等，将座席牌、桌椅等归位。用品的清洗、存放和消毒要求可参见附录；

——清理会务设施设备，检查有无缺失或损坏，清洁后归位或返还，做好相应记录；

——检查会议厅（室）是否有客人遗失的物品，如有遗失应立即还送给客人，如未能及时送还，应妥善管理，做好记录，同时立即通知会议主办方；

——检查会议室及相关的物品是否有缺失或损坏，及时报告会议主办方或业主，协助追补损失，做好记录；

——对会议期间的丢弃物进行打扫；对会议室洗手间进行适当保洁；

——关闭会议厅（室）：包括音响、空调、灯光、门、窗、窗帘。

服务质量的评价与改进

（二）服务意见的征询

可考虑通过如下途径征询意见，并予以详细记录：

——访谈会议主办方；

——收集服务过程中参会人员语言或非语言表达的相关信息。

（三）服务质量的改进

物业服务组织应对收集的服务反馈信息进行分析处理，找出产生不合格服务项的根本原因并有针对性的采取纠正预防措施；同时，对新需求进行分析，识别改进机会。

六、会务服务流程图

会前

确定会议名称确定会议规模与规格确定会议主题

确定会议名称

确定会议规模与规格

确定会议主题

确定与会者名单会议时间与会期明确会议所需要设备和工具

确定与会者名单

会议时间与会期

明确会议所需要设备和工具

选择会议地点制发会议通知安排会议议程和日程

选择会议地点

制发会议通知

安排会议议程和日程

制定会议经费预算方案准备会议文件材料

制定会议经费预算方案

准备会议文件材料

会议通知经负责人发送，可通过网络、电话、书面通知，确定每个与会者都知会提前半小时检查。布置会场，包括会议材料准备，领导作为安排，出席领导的落实，灯光、音响、多媒体、卫生、室内温度等。布置会场

会议通知经负责人发送，可通过网络、电话、书面通知，确定每个与会者都知会

提前半小时检查。布置会场，包括会议材料准备，领导作为安排，出席领导的落实，灯光、音响、多媒体、卫生、室内温度等。

布置会场

对布置会场做检查，确保完成会场布置

对布置会场做检查，确保完成会场布置

会场检查

会场检查

会中

做好会议保密工作会议信息工作做好会议记录组织签到报到及接待工作准备好签到表做好后勤保障工作

做好