接待方案分析和总结.docxVIP

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**会务活动接待方案

为做好**接待工作，确保其圆满顺利举行，根据会务筹备组工作安排意见及分工职责，特制定本工作方案。

第一部分基本情况一、会议概况、日程

（一）活动主题

（二）活动地点酒店

（三）活动日期

6月29日--7月1日具体安排如下：

6月29日陆续入住签到；

月30日

月1日

二、领导、嘉宾及参会代表情况

（一）评委及嘉宾名单负责人：

序号

表一

评委姓名

国际竞赛评委及其随行人员名单

评委简介

随行人员情况

1

2

3

4

表二

论坛峰会嘉宾及其随行人员名单

序

评委

评委

随行人员

号

姓名

简介

情况

1

助理1人

2

3

助理1人

4

5

助理1人

（二）集团领导及政府领导名单负责人：

集团领导名单

公司参会领导及其顺行人员，预计3人。

政府领导名单

（1）

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①市级单位参会领导

②区级参会领导

③专家学者

④主办单位领导

（2嘉宾名单

①市级单位参会部门

②区级单位Ⅰ参会领导Ⅱ参会部门

③专家学者

④主办单位领导

（三）参赛团队人员名单

表三

参赛单位及人员名单

序号

1

单位

人员

人数

3人

2

人

3

人

4

人

5

人

目标人数:21人（以实际入住为准）

第二部分筹备工作

一、工作任务

自领导、嘉宾确定参加活动起，至活动结束后领导、嘉宾离开止，主动热情，细致周到、安全务实，对重要宾客实行全天候、全方位、全过程服务，树立起开放外向的***公司良好形象。

二、接待原则

（一）全面树立细节决定成败的理念，本着安全、热情、周到、节俭、细致、精益求精的原则，做好领导、嘉宾接待工作。对有关工作认真进行分解、量化，周密部署、细致安排，做到有礼有节，安全舒适，宾至如归，确保全面完成各项接待服务工作任务。

（二）让参会领导和嘉宾时刻感受到我们的服务就在身边，让领导满意、让嘉宾满意，通过国际竞赛和论坛峰会，进一步与南充市、区两级政府领导，在****项目上达成共识。

三、工作分组

(一)接待组：总负责人：

1.住宿接待组：

组长：组员：

工作职责：

①明确房间分配表：房间号、房间数量、对应人员；

②负责检查客房设施设备是否完好；

③负责在酒店做好迎接来宾服务；

④负责为来宾按分配表分发房卡，贵宾需亲自引领到房间门口（会提供贵宾名单）；

⑤会议结束后，负责检查房间是否有遗失物品；

⑥协助办理退房服务。2.膳食组：

组长：组员

工作职责：

①明确用餐人员数量、用餐地点；

②负责检查酒店菜品数量是否达标、食物是否新鲜，保障用餐安全问题；

③负责清点餐券数量，并分发餐券；

④负责用餐时的用餐秩序维护，及时解决用餐人员需求；

⑤用餐结束后，负责检查餐厅是否有遗失物品；3.交通调度组：

组长：组员：

工作职责：

①明确开车人员和对应车辆；

②明确接送时间和对应地点，提前规划和熟悉道路；

③负责来宾的机场接送服务；

④负责会议期间来宾的用车服务；

⑤ 保证行车安全，保证会议期间的交通接待服务。4.机票预定组

组长：组员：

工作职责：

①明确嘉宾与评委往返行程；

②预定嘉宾与评委往返行程机票；

（二）会务组总负责人：1.信息收集组组长：

组员：

工作职责：

①负责收集****专家评委与峰会论坛嘉宾行程安排和需求；

②负责收集****与峰会论坛市、区两级政府嘉宾行程安排和需求。

③负责收集招采部汇总的信息

④负责收集营销部汇总的信息

⑤负责收集设计部汇总的信息2.会议报到组：

组长：组员：

工作职责：

①设置签到处，负责参会人员签到；

②提示或引导参会人员准确进入会场，由会场控制组安排入

座；

③负责分发会议相关资料、伴手礼等；

④设立会议咨询台，负责会议相关工作的咨询和信息传达

⑤为信息搜集组提供签到信息。3.会场控制组：

组长：组员：

工作职责：

①负责会议现场布置；（全员）

②负责协助活动公司维持会场秩序；（全员）

③负责把控整个会议进行过程；（全员）

④负责对接媒体代表；（任俊颖）

⑤负责现场仪器设备的调试和安全把控；（吴君）

⑥负责处理会场应急事故，指定应急方案；

⑦负责对礼仪小姐进行培训和现场指挥。4.嘉宾评委领导服务组：

组长：组员：

工作职责：

①为在酒店住宿评委嘉宾提供日常的帮助如提供带路服务、提供衬衣熨烫服务等

②熟悉酒店周围餐饮、咖啡吧、茶艺室，为自行用餐的嘉宾提供可供选择的地方

③协助嘉宾与酒店的对接

④提供南充周边可考察的项目地点供嘉宾备选等

（三）协调组：总负责人：

专家评委协调组：组长：

组员：

工作职责：全面负责协调工作如